Sauvegarde Factures Qonto sur Drive avec Make – Guide + Scénario

L'automatisation débute avec le module Watch Updated Transaction de Qonto. Vous devez renseigner votre IBAN Qonto et définir la limite à 1 transaction par exécution. Ce module peut être programmé à des intervalles réguliers (toutes les heures, chaque jour…) selon vos préférences, comme indiqué sur l'image à côté.

Ensuite, un filtre est appliqué pour vérifier si la transaction Qonto possède une pièce jointe associée, c'est-à-dire une facture. Le scénario ne continue que si cette facture existe effectivement, comme montré dans le screenshot.

À ce stade, le module Get an Attachment de Qonto intervient. Vous lui fournissez l'Attachment ID provenant de la transaction précédente, afin de récupérer précisément la facture concernée.

Une fois l'Attachment récupéré, le module HTTP Get a file permet de télécharger effectivement la facture depuis l'URL fournie précédemment par Qonto.

Puis, vous créez une variable nommée date de transaction, en utilisant le module Set Variable. Vous définissez cette variable en utilisant la formule suivante : formatDate(date; "MMM YYYY"), permettant ainsi de formater clairement la date de la transaction.

Avec le module Search for file or folder de Google Drive, vous recherchez dans votre dossier spécifié (par exemple : exemple google2g drive dans le dossier facturation), un dossier nommé précisément avec la date de transaction créée précédemment. Vous cochez la recherche par terme exact ("search for exact term") et limitez à 1 résultat.

Arrive ensuite un routeur qui divise le scénario en deux chemins, selon que le dossier Google Drive existe déjà ou non. Actuellement, le filtre vérifie que le dossier avec la date précise n'existe pas encore.

Dans ce cas, vous utilisez Create Folder de Google Drive pour créer un nouveau dossier dans votre dossier de base, nommé exactement avec la date de transaction précédemment définie.

Ensuite, dans ce nouveau dossier, vous créez un sous-dossier nommé crédit, grâce au même module Create Folder, en sélectionnant comme emplacement le dossier date récemment créé.

Toujours avec le module Create Folder, vous créez également un autre sous-dossier nommé débit dans ce même dossier parent.

Premier chemin après un nouveau routeur : vous appliquez un filtre pour sélectionner uniquement les transactions Qonto de type débit, comme indiqué dans le screenshot.

Deuxième chemin : vous appliquez un filtre pour sélectionner uniquement les transactions Qonto de type crédit, visible dans l'image associée.

Dans le cas d'un débit, vous utilisez le module Google Drive Upload a File, en spécifiant comme dossier cible le dossier débit que vous venez de créer, et en intégrant le fichier précédemment récupéré par le module HTTP.

De manière similaire, pour une transaction crédit, vous utilisez aussi Upload a File, en sélectionnant cette fois-ci le dossier crédit, tout en uploadant également le fichier récupéré par HTTP.

Maintenant, revenons au cas où le dossier date existe déjà (filtre "total number of bundles = 1"). Ce chemin est clairement illustré dans l'image correspondante.

Vous appliquez un filtre débit pour sélectionner uniquement les transactions concernées par ce type, dans ce chemin alternatif.

Vous appliquez ensuite un filtre crédit, sélectionnant cette fois uniquement les transactions de ce type dans ce même chemin alternatif.

Pour les transactions débit, vous recherchez spécifiquement le dossier débit à l'intérieur du dossier date existant, grâce au module Google Drive Search for file or folder.

Une fois trouvé, vous utilisez le module Google Drive Upload a File pour uploader précisément le fichier dans ce dossier débit existant.