Guardar facturas de Qonto en Google Drive con Make – Guía + Workflow

La automatización comienza con el módulo Watch Updated Transaction de Qonto. Debes ingresar tu IBAN de Qonto y establecer el límite en 1 transacción por ejecución. Este módulo puede programarse para ejecutarse a intervalos regulares (cada hora, cada día...) según tus preferencias, como se muestra en la imagen al lado.

A continuación, se aplica un filtro para comprobar si la transacción de Qonto tiene un archivo adjunto, es decir, una factura. El escenario solo continúa si esta factura realmente existe, como se muestra en la captura de pantalla.

En esta etapa, entra en acción el módulo Get an Attachment de Qonto. Debes proporcionarle el ID del archivo adjunto obtenido en la transacción anterior para recuperar exactamente la factura correspondiente.

Una vez recuperado el archivo adjunto, el módulo HTTP Get a file permite descargar la factura desde la URL proporcionada previamente por Qonto.

Luego, creas una variable llamada fecha de transacción utilizando el módulo Set Variable. Defines esta variable con la siguiente fórmula: formatDate(date; "MMM YYYY"), lo que permite formatear claramente la fecha de la transacción.

Con el módulo Search for file or folder de Google Drive, buscas dentro de tu carpeta especificada (por ejemplo: ejemplo google2g drive en la carpeta de facturación) una carpeta con el nombre exacto de la fecha de transacción creada anteriormente. Marca la opción de búsqueda por término exacto ("search for exact term") y limita a 1 resultado.

Luego viene un router que divide el escenario en dos caminos, dependiendo de si la carpeta en Google Drive ya existe o no. Actualmente, el filtro verifica que la carpeta con la fecha exacta aún no exista.

En este caso, utilizas el módulo Create Folder de Google Drive para crear una nueva carpeta dentro de tu carpeta base, con el nombre exacto de la fecha de transacción definida anteriormente.

A continuación, dentro de esta nueva carpeta, creas una subcarpeta llamada crédito utilizando el mismo módulo Create Folder, seleccionando como ubicación la carpeta con la fecha que acabas de crear.

Con el mismo módulo Create Folder, también creas otra subcarpeta llamada débito dentro de esta misma carpeta principal.

Primer camino después de un nuevo router: aplicas un filtro para seleccionar únicamente las transacciones de tipo débito de Qonto, como se muestra en la captura de pantalla.

Segundo camino: aplicas un filtro para seleccionar únicamente las transacciones de tipo crédito de Qonto, como se muestra en la imagen correspondiente.

En el caso de una transacción de débito, utilizas el módulo de Google Drive Upload a File, especificando como carpeta de destino la carpeta débito que acabas de crear, e integrando el archivo previamente recuperado con el módulo HTTP.

De manera similar, para una transacción de crédito, también utilizas el módulo Upload a File, esta vez seleccionando la carpeta crédito y subiendo el archivo recuperado mediante HTTP.

Ahora volvemos al caso en que la carpeta con la fecha ya existe (filtro "total number of bundles = 1"). Este camino está claramente ilustrado en la imagen correspondiente.

Aplicas un filtro de tipo débito para seleccionar únicamente las transacciones correspondientes a este tipo, en esta ruta alternativa.

A continuación, aplicas un filtro de tipo crédito, seleccionando esta vez únicamente las transacciones de este tipo en esta misma ruta alternativa.

Para las transacciones de tipo débito, buscas específicamente la carpeta débito dentro de la carpeta con la fecha existente, utilizando el módulo de Google Drive Search for file or folder.

Una vez encontrada, utilizas el módulo de Google Drive Upload a File para subir el archivo directamente en esta carpeta débito ya existente.