Integración Invoice Ninja n8nAutomatiza Invoice Ninja con n8n.

La operación escribe una línea en las transacciones bancarias de Invoice Ninja, útil cuando el movimiento llega de otro sitio que no es un conector bancario. No hay nada obligatorio: todo está en Additional Fields.

• Amount: el importe del movimiento, muchas veces tomado del paso anterior con {{ $json.field }}.
• Base Type: CREDIT para un ingreso, DEBIT para una salida.
• Bank Integration Name or ID: la cuenta a la que pertenece la línea, elegida en la lista o dada como identificador mediante una expresión.
• Date y Description: la fecha del movimiento y el texto que figura en el extracto.

Borrar una línea depende de un solo valor. La operación elimina la transacción bancaria cuyo identificador le entregas, y nada más.

• Bank Transaction ID: obligatorio, el identificador de la línea que se retira, normalmente llegado del paso de listado como {{ $json.field }}.
• API Version: v4 o v5, según la instancia a la que apunta la credencial.

Entra un identificador y sale una transacción bancaria. La operación recupera los datos de una sola línea para que el resto del flujo decida qué hacer con ella.

• Bank Transaction ID: obligatorio, el identificador de la línea que se lee.
• API Version: v4 o v5, la misma en todos los nodos Invoice Ninja del flujo.

Listar el flujo bancario viene con la pareja de interruptores de siempre, y son ellos los que deciden cuánto ve realmente el flujo.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API y trae todas las transacciones; desactivado, se detiene en Limit.
• Limit: el número máximo de transacciones devueltas cuando Return All queda desactivado, cómodo mientras pruebas.

La conciliación está aquí: la operación enlaza una transacción bancaria con un pago, y la línea deja de ser un movimiento huérfano dentro del listado.

• Bank Transaction ID: obligatorio, la línea que se concilia.
• Payment Name or ID: el pago al que se ata, elegido en la lista o dado como identificador mediante una expresión.

Una ficha de cliente se arma con bloques opcionales en lugar de un formulario cerrado, y por eso aquí no hay ningún campo obligatorio.

• Contacts: el bloque repetible donde First Name, Last Name, Email y Phone describen a las personas a las que se factura.
• Billing Address y Shipping Address: los dos bloques de dirección, con Street Address, City, Postal Code y Country Code Name or ID.
• Additional Fields: Client Name, VAT Number, Website, Private Notes y el resto del perfil.

La cuenta desaparece de Invoice Ninja en cuanto se ejecuta, así que conviene colocarla detrás de un paso que tenga clara su diana.

• Client ID: obligatorio, el identificador de la cuenta que se retira.
• API Version: v4 o v5, el mismo valor que en el resto del flujo.

Leer una cuenta da al flujo los datos que el trigger no lleva por sí solo, y puede venir acompañada del historial de facturación.

• Client ID: obligatorio, el identificador de la cuenta que se lee.
• Include: en Invoices, la respuesta trae también las facturas del cliente y ahorra una segunda llamada.

El directorio de clientes vuelve como lista, y se puede estrechar antes incluso de que llegue al nodo siguiente.

• Return All: activado, suben todos los clientes página a página; desactivado, la ejecución para en Limit.
• Status: Active, Archived o Deleted, para sincronizar solo las cuentas vivas.
• Created At y Updated At: los filtros de fecha que convierten la ejecución en incremental.

Registrar un coste cabe en una llamada, y los 17 campos de Additional Fields deciden cuánto detalle llega a la contabilidad.

• Amount: el importe gastado.
• Vendor Name or ID y Category Name or ID: a quién se pagó y bajo qué epígrafe, desde la lista o como identificador mediante una expresión.
• Billable: activado cuando el coste debe volver a un cliente.
• Expense Date, Payment Type y Transaction Reference: cuándo, cómo y con qué referencia se liquidó.

Un gasto que nunca debió registrarse sale de la contabilidad aquí, un registro por ejecución.

• Expense ID: obligatorio, el identificador del coste que se retira.
• API Version: v4 o v5, alineada con la instancia detrás de la credencial.

Releer un coste concreto da al flujo algo que citar, adjuntar o comparar más adelante.

• Expense ID: obligatorio, el identificador del gasto que se lee, servido a menudo como {{ $json.field }} desde el paso anterior.
• API Version: v4 o v5, igual que en el resto del flujo.

Los costes vuelven en lista, y los dos interruptores de abajo deciden si esa lista está completa o es solo una muestra.

• Return All: activado, n8n sigue las páginas de la API hasta el último gasto; desactivado, para en Limit.
• Limit: el número máximo de gastos que se traen, el ajuste sensato mientras se construye el flujo.

Aquí es donde nace el documento, con sus líneas y sus 23 campos opcionales.

• Invoice Items: el bloque repetible de líneas, cada una con Description, Cost, Hours y Service.
• Client Name or ID: la cuenta a la que se factura, desde la lista o como identificador mediante una expresión.
• Invoice Status: 1 para Draft, 2 para Sent.
• Due Date, Tax Name 1 y Tax Rate 1: el vencimiento y la línea de impuesto que lleva el documento.
• Email Invoice: activado, el envío por correo ocurre en la misma llamada.

Un identificador y una factura menos en Invoice Ninja. Sencillo, y conviene protegerlo con una condición antes.

• Invoice ID: obligatorio, el identificador del documento que se retira.
• API Version: v4 o v5, coherente con la instancia de la credencial.

El envío es una operación aparte, separada de la creación, de modo que un documento se puede revisar primero y mandar después desde otro flujo.

• Invoice ID: obligatorio, el identificador de la factura que se envía.
• API Version: v4 o v5, según la instancia.

Releer un documento es lo que convierte los datos del trigger en algo aprovechable, sobre todo cuando importan los datos del cliente.

• Invoice ID: obligatorio, el identificador de la factura que se lee.
• Include: en Client, la respuesta trae al cliente junto con la factura.

La operación que sostiene el cobro, porque sus 7 opciones hacen que la lista llegue ya filtrada.

• Client Status: All, Paid, Unpaid u Overdue, el filtro sobre el que se apoyan casi todos los flujos de recordatorio.
• Return All: activado, suben todas las facturas que encajan, página a página; desactivado, la ejecución para en Limit.
• Invoice Number y Status: para apuntar a un documento concreto o dejar fuera los registros Archived y Deleted.

Anotar un cobro sobre un documento es lo que saca a una factura de la lista de reclamaciones, y esta operación lo resuelve en un paso.

• Invoice Name or ID: el documento que se paga, desde la lista o como identificador mediante una expresión.
• Amount: la cantidad recibida, que puede diferir del total de la factura en un pago parcial.
• Payment Type: Bank Transfer, Cash, SEPA y el resto de la lista.
• Transfer Reference: la referencia bancaria, para volver a encontrar la línea más adelante.

Un cobro anotado en la factura equivocada se corrige aquí, retirando el propio registro de pago.

• Payment ID: obligatorio, el identificador del pago que se retira.
• API Version: v4 o v5, la versión que usa el resto del flujo.

Un pago concreto vuelve con su detalle y, si hace falta, con la cuenta a la que pertenece.

• Payment ID: obligatorio, el identificador del pago que se lee.
• Include: en Client, el cliente viaja junto al pago en la misma respuesta.

El histórico de cobros llega en lista, filtrable por fechas o por el estado de los registros.

• Return All: activado, n8n recorre todas las páginas de pagos; desactivado, la ejecución para en Limit.
• Created At y Updated At: los filtros de fecha que hacen incremental una ejecución diaria o semanal.
• Include: en Client, cada pago lleva su cuenta y se evita una consulta por fila.

Un presupuesto nuevo entra en Invoice Ninja con sus líneas ya cargadas, y el registro creado vuelve al flujo.

• Invoice Items: la colección repetible que contiene las líneas del presupuesto, una entrada por cada Add Invoice Item.
• Client Name or ID: eliges el cliente en la lista, o pasas un identificador con una expresión, o sea un fragmento como {{ $json.field }} que lee un valor del item entrante.
• Quote Status: hay dos valores, 1 (Draft) y 2 (Sent).
• Due Date: una fecha, dentro de Additional Fields.

Borrar un presupuesto solo pide un identificador. La llamada apunta a un único registro, así que casi siempre conviene un paso de control delante.

• Quote ID: el identificador obligatorio del presupuesto que se borra. Un campo obligatorio vacío bloquea la ejecución del nodo, así que aliméntalo con una expresión tipo {{ $json.field }} y no a mano.
• API Version: v4 o v5, según la instancia de Invoice Ninja detrás del credential, la credencial que se guarda una sola vez en n8n.

¿Y el envío al cliente? Tiene operación propia: el flujo señala un presupuesto e Invoice Ninja lo manda por email. Sin plantilla que montar ni nodo de correo intermedio.

• Quote ID: el identificador obligatorio del presupuesto que se envía, normalmente heredado del nodo que lo creó o lo leyó, por ejemplo {{ $json.field }}.
• API Version: la misma elección entre v4 y v5 que en el resto del nodo.

Un presupuesto, leído por su identificador, con los datos que Invoice Ninja devuelve de ese registro. Sirve cuando una rama necesita el presupuesto entero y no solo su número.

• Quote ID: obligatorio, el identificador del presupuesto que se lee.
• Include: la colección Options ofrece un valor, client.

Esta lee varios presupuestos de golpe, que es de lo que viven los flujos de reporting y de exportación.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API y trae todos los presupuestos; desactivado, Limit fija el número máximo de items devueltos.
• Status: tres valores, active, archived y deleted.
• Quote Number: un valor de texto de la colección Options, para acotar la lectura.
• Created At y Updated At: fechas, en esa misma colección.

El tiempo facturable encuentra sitio aquí: la operación crea una tarea en Invoice Ninja, con las horas ya anotadas o sin ellas.

• Time Logs: la colección repetible de los periodos registrados, una entrada por cada Add Time Log.
• Client Name or ID y Project Name or ID: los dos salen de una lista desplegable y los dos aceptan un identificador pasado por expresión cuando el valor viene de un nodo anterior.
• Duration (Hours): un número, dentro de Additional Fields.

Las tareas se acumulan rápido cuando un flujo las crea solo. Esta operación retira una, señalada por su identificador.

• Task ID: obligatorio. Es el identificador de la tarea en Invoice Ninja, no su descripción, y un valor vacío detiene el nodo antes de la llamada.
• API Version: v4 o v5, según la instancia a la que apunta el credential.

Leer una sola tarea le da al flujo lo que Invoice Ninja guarda de ella. Suele ser el primer gesto antes de que una rama decida qué hacer después.

• Task ID: obligatorio, el identificador de la tarea que se lee, muchas veces pasado como {{ $json.field }} desde el nodo anterior.
• Include: también aquí un valor, client.

Lectura masiva de tareas, para los flujos que cuentan horas en vez de tratarlas de una en una.

• Return All: activado, n8n sigue las páginas de la API hasta leer todas las tareas; desactivado, Limit fija el número máximo de tareas devueltas.
• Include: la colección Options ofrece client.
• API Version: v4 o v5.