Integración Acuity Scheduling n8nAutomatiza Acuity Scheduling con n8n.
La agenda se mueve sola y tú te enteras el último. La integración Acuity Scheduling n8n consiste en un trigger: 5 eventos webhook repartidos en 2 familias, appointment y order. No hay nodo de acción para esta herramienta, así que devolver datos a Acuity se hace con HTTP Request.
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¿Qué resuelve la integración Acuity Scheduling n8n?
Acuity Scheduling habla con n8n mediante un webhook, es decir una URL propiedad de n8n a la que Acuity llama cada vez que pasa algo en la agenda. El catálogo de n8n incluye un único nodo para esta herramienta, el Acuity Scheduling Trigger, en versión 1, con 5 eventos agrupados en 2 familias. Ahí termina su trabajo: arrancar el flujo. Lo demás lo hacen los nodos que pongas detrás.
Caso típico en una clínica o un estudio: la cita entra y nadie la copia a mano. appointment.scheduled se dispara una sola vez, cuando el cliente reserva, y el flujo añade la fila correspondiente en Microsoft Excel 365, con la agenda de la semana a la vista de todo el equipo.
Segundo caso, las bajas de última hora. appointment.canceled se dispara en cada cancelación y el hueco libre llega al canal de Telegram de quien gestiona la agenda. Ese aviso es el que permite rellenar el hueco el mismo día en lugar de descubrirlo por la tarde.
Tercer caso, el dinero. order.completed se dispara cuando un pedido se completa, y el flujo manda el detalle por Gmail a quien lleva la facturación, mientras el resumen del mes se guarda en Google Drive.
Para esta herramienta el catálogo ofrece un trigger y nada más. Consultar una lista de clientes, escribir de vuelta en Acuity, cualquier cosa que vaya más allá de escuchar eventos se hace con el nodo HTTP Request, que llama a cualquier endpoint de la API de Acuity reutilizando la misma credencial que ya guardaste en n8n.
Conviene decidir una cosa antes de montar nada. appointment.changed se dispara cuando la cita cambia de cualquier forma, mientras que appointment.rescheduled se refiere al cambio de horario. Dos eventos pueden describir la misma cita, así que elige el que corresponde a la acción que quieres lanzar, o escucha ambos y elimina duplicados más adelante.
El alojamiento condiciona el montaje, porque el trigger necesita una URL accesible desde fuera. La Reseña n8n compara Cloud y servidor propio justo en ese punto.
¿Cómo se conecta Acuity Scheduling con n8n?
- 01
Consigue la API key en Acuity
Lo primero es una cuenta de Acuity Scheduling. El método por clave pide dos datos: un User ID numérico y una API Key, ambos visibles en la página de autenticación del Quick Start de la API de Acuity. Cópialos antes de salir de esa página, porque los dos se pegan juntos en el mismo formulario de n8n.
- 02
O registra una aplicación OAuth2
El trigger admite también OAuth2. La página Acuity OAuth2 Account Registration se rellena una vez y devuelve un Client ID y un Client Secret. Tiene sentido cuando varias personas comparten la instancia de n8n y prefieres no repartir una clave de API en bruto. Los dos métodos autentican el mismo nodo.
- 03
Guarda la credencial y activa el flujo
En n8n, el menú Credentials sirve para crear la credencial de Acuity Scheduling una sola vez, con el par de valores que hayas elegido. Todos los flujos la reutilizan y el trigger la ofrece en su desplegable. Queda activar el flujo: en ese momento n8n registra la URL del webhook en Acuity y los eventos empiezan a llegar en segundos.
¿Qué dispara un flujo de n8n desde Acuity Scheduling ?
Acuity Scheduling Trigger es el nodo que arranca un workflow cuando algo ocurre en Acuity Scheduling. Escucha 5 eventos, listados abajo por familia. Eliges uno o varios, activas el workflow y n8n registra el webhook (la URL que Acuity Scheduling llama) en tu cuenta.
Lo que ves en n8n
Todos los eventos, por familia
Una fila por objeto, un chip por acción. El evento que marcas en el nodo se escribe objeto.acción; pasa el cursor por un chip para leer cuándo se dispara.
appointment.*4appointment.canceledchangedrescheduledscheduled
order.*1order.completed
Notas de configuración
01Set up the Acuity Scheduling Trigger
Este nodo escucha tu cuenta de Acuity y entrega un item al flujo cada vez que ocurre el evento elegido. La URL del webhook, la dirección a la que llama Acuity, se registra en el momento de activar el flujo. Mientras siga abierto en el editor sin activar, no entra nada.
Parámetros clave
- Event: el evento de Acuity que escucha el nodo, elegido entre los 5 valores del catálogo. No existe un valor comodín que los recoja todos, así que cada evento se selecciona a propósito.
- Resolve Data: desactivado, los datos del webhook solo traen el ID del objeto. Activado, n8n resuelve los datos automáticamente y te ahorra una consulta extra antes del siguiente nodo.
02React to appointment events
Cuatro de los 5 eventos cuentan la vida de una misma cita, y por eso esta familia es el punto de partida habitual. Cada uno llega por separado: una cita que se mueve y luego se cae genera dos ejecuciones distintas, que puedes tratar con lógicas diferentes.
Parámetros clave
- Event:
appointment.scheduledse dispara una vez, en la reserva inicial.appointment.changedse dispara cuando la cita cambia de cualquier forma.appointment.rescheduledavisa del cambio a un horario nuevo.appointment.canceledse dispara en cada cancelación.
appointment.scheduled, y una rama de limpieza con appointment.canceled que la archiva.03React to completed orders
La familia order tiene un solo evento y mira la caja en lugar del calendario. Salta cuando un pedido se completa en Acuity, que es cuando una reserva pagada o la compra de un bono queda cerrada.
Parámetros clave
- Event:
order.completed, que se dispara al completarse un pedido. - Resolve Data: aquí interesa activarlo casi siempre, porque el envío en bruto trae únicamente el ID del objeto y un flujo de facturación necesita el detalle del pedido.
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