Integración Freshservice n8nAutomatiza Freshservice con n8n.

Suma un técnico a la mesa de servicio y fija, en la misma llamada, qué puede tocar esa persona.

• Email: la dirección con la que el agente entra, con la forma name@email.com.
• First Name: el nombre que se ve en toda la mesa de servicio.
• Roles: una entrada por rol, cada una une un Role Name or ID con un Scope (entire_helpdesk, member_groups, specified_groups o assigned_items); Group Names or IDs solo cuenta con el scope Specified Groups.
• Additional Fields: 13 campos extra, entre ellos Job Title, Department Names or IDs y Language.

Borra la ficha de un agente en Freshservice. Es el último paso de una salida, cuando sus tickets ya han pasado a otra persona.

• Agent ID: el identificador del agente que se borra. Escrito a mano para una limpieza puntual, o leído del item que sale del nodo anterior con una expresión tipo {{ $json.field }}.

Recupera una ficha de agente, con lo que el resto del flujo decide sobre lo que Freshservice guarda de verdad y no sobre una suposición.

• Agent ID: el identificador del agente que se recupera, fijo en el nodo o traído de un paso anterior con {{ $json.field }}.

Devuelve la plantilla de la mesa de servicio como lista, un item por agente, lista para contar, filtrar o escribir en otro sitio.

• Return All: activado, n8n recorre las páginas de la API y trae a todos los agentes; desactivado, Limit pone el tope de items.
• Filters: 9 campos para acotar, como Department Name or ID, Job Title, Email, Language y Location Name or ID.

Cambia campos de un agente que ya existe. Solo se mueve lo que pongas en Update Fields, el resto de la ficha sigue igual.

• Agent ID: el identificador del agente que se modifica.
• Update Fields: 15 campos disponibles, por ejemplo Job Title, Department Names or IDs, Location Name or ID, Group Names or IDs y Observer of Group Names/IDs.

Abre un grupo de agentes nuevo, la unidad a la que se enruta un ticket en vez de a una persona concreta.

• Name: la etiqueta del grupo, la que ven los agentes al asignar un ticket.
• Additional Fields: 5 opciones, entre ellas Description, Member Names or IDs, Observer Names or IDs, Escalate to Agent Name or ID para quien recibe el correo de escalado, y Unassigned For, el plazo antes de ese correo (30m, 1h, 8h, 1d, etc.).

Quita un grupo de Freshservice. Sirve cuando un equipo se ha fusionado con otro y la cola antigua ya no es un destino de enrutado válido.

• Agent Group ID: el identificador del grupo que se borra, escrito a mano o recogido del nodo anterior con {{ $json.field }}.

Trae un grupo con sus ajustes, que es como un flujo averigua quién lo forma y hacia dónde apunta el escalado antes de actuar.

• Agent Group ID: el identificador del grupo que se recupera.

Enumera los grupos definidos en la mesa de servicio, un item por grupo. Es la vía más rápida para auditar cómo está repartido el trabajo hoy.

• Return All: activado, todos los grupos llegan página tras página; desactivado, Limit marca el techo.

Edita un grupo existente sin recrearlo, así que su identificador y los tickets que apuntan a él siguen siendo válidos.

• Agent Group ID: el identificador del grupo que se modifica.
• Update Fields: 6 campos, entre ellos Name, Description, Member Names or IDs, Escalate to Agent Name or ID y Unassigned For.

Lee la definición de un rol. Los roles deciden los permisos que lleva un agente, así que esta es la consulta previa a cualquier concesión.

• Agent Role ID: el identificador del rol que se recupera.

Devuelve como lista los roles configurados en la mesa de servicio. Es la materia prima de cualquier revisión de permisos.

• Return All: activado, el conjunto de roles se recoge a lo largo de las páginas de la API; desactivado, Limit decide cuántos items llegan.

Publica un anuncio en la mesa de servicio, el aviso que los usuarios leen en lugar de abrir cinco tickets idénticos por la misma caída.

• Title: el titular del aviso.
• Body: el texto, admite HTML.
• Visibility: agents_only, grouped_visibility o everyone.
• Visible From: la marca de tiempo a partir de la cual el anuncio queda activo.
• Additional Fields: 4 campos extra, entre ellos Visible Until, Department Names or IDs y Additional Emails.

Retira un anuncio de Freshservice. El uso natural es la limpieza, cuando el aviso ha dejado de ser cierto.

• Announcement ID: el identificador del anuncio que se borra, a menudo arrastrado desde un nodo anterior de la ejecución con {{ $json.field }}.

Recupera un anuncio, titular y cuerpo incluidos, para que un flujo pueda reutilizar su redacción en otro canal.

• Announcement ID: el identificador del anuncio que se recupera.

Devuelve los anuncios de la mesa de servicio como lista de items, uno por aviso.

• Return All: activado, todos los anuncios se recogen página a página; desactivado, Limit acota el lote.

Reescribe un aviso que ya está en línea, mejor que borrarlo y publicar un segundo que los usuarios tendrán que comparar.

• Announcement ID: el identificador del anuncio que se modifica.
• Update Fields: 5 campos, en concreto Title, Body, Visibility, Department Names or IDs y Additional Emails.

Declara una categoría nueva en la taxonomía de activos, la forma bajo la que se archivan portátiles, impresoras o licencias.

• Name: la etiqueta del tipo de activo.
• Additional Fields: 2 opciones, Description y Parent Asset Type Name or ID, que cuelga el tipo nuevo de uno existente y mantiene el árbol legible.

Elimina una categoría de la taxonomía de activos. Suele ser el final de un ordenamiento, cuando un tipo se creó por error o una tecnología ha salido del parque.

• Asset Type ID: el identificador del tipo de activo que se borra.

Relee un tipo de activo, que es como se comprueba que una categoría existe y de qué padre cuelga antes de usarla.

• Asset Type ID: el identificador del tipo de activo que se recupera, puesto en el nodo o pasado con {{ $json.field }}.

Enumera los tipos de activo configurados en Freshservice, un item por categoría. Te llevas la taxonomía como dato, ya no como pantalla.

• Return All: activado, la taxonomía entera sube recorriendo las páginas de la API; desactivado, Limit mantiene la respuesta en un tamaño fijo.

Ajusta una categoría que ya está en uso, dejando los activos archivados bajo ella atados al mismo identificador.

• Asset Type ID: el identificador del tipo de activo que se modifica.
• Update Fields: 2 campos, Name y Description.

Todo mantenimiento programado acaba siendo un cambio dentro de Freshservice. Esta operación lo abre con la ventana ya definida.

• Requester Name or ID: quien solicita el cambio. Lo eliges en la lista o pasas el identificador con una expresión como {{ $json.field }}.
• Subject: la línea que se lee en la cola de cambios.
• Planned Start Date y Planned End Date: los extremos, obligatorios, en formato dateTime.
• Additional Fields: opcional, con Change Type (de 1 Minor a 4 Emergency), Risk, Impact, Priority, Status, Description, Agent Name or ID, Group Name or ID y Department Name or ID.

Un cambio abierto por equivocación ensucia el calendario de intervenciones. Esta operación lo borra de Freshservice.

• Change ID: el identificador del cambio que se borra, en texto. Es el identificador de la ficha, no su asunto, así que un flujo que solo conoce el título tiene que buscarlo antes.

Entra un identificador, sale la ficha completa del cambio. Sirve cuando el flujo ya sabe de qué cambio habla y necesita su estado actual.

• Change ID: el identificador del cambio que se recupera. Lo fijas a mano para una ficha concreta, o lo lees del nodo anterior con una expresión del tipo {{ $json.field }}.

Cualquier informe de seguimiento empieza leyendo los cambios en bloque. Esta operación devuelve una lista y no una ficha suelta.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API y trae todos los cambios; desactivado, Limit fija el número máximo de items devueltos.
• Filters: Predefined Filters acota a closed, my_open, release_requested, requester_id o unassigned; Sort Order acepta asc o desc; Updated Since se queda con los cambios modificados después de una fecha.

Según van llegando las aprobaciones, el cambio avanza en su ciclo. Esta operación escribe ese avance en la ficha.

• Change ID: el cambio que se modifica. El resto es opcional, así que solo se tocan los campos que rellenas.
• Update Fields: Status recorre 1 Open, 2 Planning, 3 Approval, 4 Pending Release, 5 Pending Review y 6 Closed; al lado están Agent Name or ID, Group Name or ID, Requester Name or ID, Department Name or ID, Change Type, Impact, Priority, Risk, Description y Subject.

Los departamentos agrupan a los solicitantes en Freshservice. Crearlos desde un flujo mantiene la mesa de servicio alineada con la herramienta de recursos humanos.

• Name: el único campo obligatorio, la etiqueta que ve el agente al asignar un ticket.
• Additional Fields: Description para el contexto y Domains, los dominios de correo separados por comas asociados al departamento.

Las reorganizaciones dejan departamentos vacíos detrás. Esta operación retira uno de Freshservice a partir de su identificador.

• Department ID: el identificador del departamento que se borra, en texto. El nombre no vale, así que empieza por Get many departments si solo tienes la etiqueta.

Esta operación devuelve un solo departamento. En la práctica es el paso de comprobación que se coloca en medio de un flujo más largo.

• Department ID: el identificador del departamento que se recupera. Si ya viaja con el item, apúntalo con una expresión como {{ $json.field }}.

El listado de departamentos le da al flujo la correspondencia entre nombres e identificadores, que es lo que piden casi todas las demás operaciones.

• Return All: marcado, n8n recorre las páginas de la API hasta el final de la lista; sin marcar, Limit pone el tope de departamentos que vuelven.
• Filters: Name reduce el resultado a un nombre de departamento en lugar de sacar el directorio entero.

Cambiar el nombre de un área o añadirle otro dominio de correo pasa por esta operación, que edita un departamento que ya está en Freshservice.

• Department ID: el departamento que se edita, obligatorio.
• Update Fields: Name para la etiqueta nueva, Description para la nota interna y Domains para los dominios de correo separados por comas asociados al departamento.

Oficinas, plantas y almacenes se guardan en Freshservice como ubicaciones. Esta operación añade una para que los equipos y las personas tengan dónde colgarse.

• Name: el nombre de la ubicación, obligatorio, y lo que ve el agente cuando asocia un ticket a una sede.
• Additional Fields: Address, una colección que se abre con el botón Add Address Fields dentro del nodo.

Cuando una sede cierra, no tiene sentido que siga en el selector de ubicaciones. Esta operación borra esa ficha.

• Location ID: el identificador de la ubicación que se borra. Es el identificador de la ficha y no el nombre de la oficina, así que llega de una búsqueda previa.

Recuperar una ubicación por su identificador es el paso que vuelve legible un ID que va pasando de nodo en nodo.

• Location ID: el identificador de la ubicación que se recupera, escrito a mano o leído del item entrante con una expresión del tipo {{ $json.field }}.

Muchos flujos de control arrancan con el listado de sedes, y eso es lo que devuelve esta operación.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API y trae todas las ubicaciones; desactivado, Limit decide cuántos items salen del nodo.

Mudarse dos calles más allá no justifica crear una ficha nueva. Esta operación edita la ubicación que ya existe.

• Location ID: la ubicación que se modifica, obligatorio.
• Update Fields: Name para renombrar la sede y Address, la colección que se abre con Add Address Fields.

Cuando la misma incidencia vuelve una y otra vez, Freshservice sigue la causa de fondo como problema. Esta operación abre esa ficha.

• Subject: el título del problema, obligatorio.
• Requester Name or ID: quien origina el problema, elegido en la lista o pasado como identificador mediante una expresión.
• Due By: opcional, la fecha en la que el problema debería estar resuelto.
• Additional Fields: Agent Name or ID, Group Name or ID, Department Name or ID, Description, Impact, Priority y Status.

Dos fichas de problema para una misma causa parten la investigación en dos. Borrar una deja el historial en un único sitio.

• Problem ID: el identificador del problema que se borra. Solo funciona el identificador, así que un flujo de deduplicación lee antes el listado y decide qué ficha se queda.

Leer un problema por su identificador devuelve la ficha tal como está, que es lo que hace falta antes de decidir nada.

• Problem ID: el identificador del problema que se recupera, escrito directamente o traído de un nodo anterior con una expresión como {{ $json.field }}.

La revisión de la cola de problemas necesita el lote entero de una vez, y esta operación se lo entrega al flujo.

• Return All: activado, los problemas vuelven página tras página; desactivado, Limit fija el número máximo de fichas devueltas.

La investigación avanza y esta operación escribe en la ficha del problema lo que se ha averiguado.

• Problem ID: la ficha que se edita, obligatorio.
• Update Fields: Status acepta 1 Open, 2 Change Requested o 3 Closed; el resto cubre Subject, Description, Due By, Impact, Priority, Agent Name or ID, Group Name or ID, Department Name or ID y Requester Name or ID.

Un producto nuevo entra en el catálogo de Freshservice y los equipos que llegan después apuntan a un modelo conocido.

• Asset Type Name or ID: el tipo de activo al que pertenece el producto, elegido en la lista o enviado como identificador con una expresión tipo {{ $json.field }}, que lee un valor del item que entra en el nodo.
• Name: la etiqueta que buscarán los agentes, así que conviene respetar el nombre del fabricante.
• Mode of Procurement: Buy, Lease o Both, útil cuando el material alquilado se controla aparte.
• Status: In Production, In Pipeline o Retired.

Borrar una referencia saca el modelo del catálogo de Freshservice. La operación solo pide el identificador, así que se coloca al final de un flujo que ya decidió qué se va.

• Product ID: el identificador del producto que se borra. Freshservice espera el ID y no el nombre del producto, de ahí la búsqueda previa que rellena el campo con {{ $json.field }}.

La ficha de un producto vuelve del catálogo con lo que Freshservice guarda de ese modelo. Leer antes de escribir evita actualizaciones a ciegas.

• Product ID: el identificador del producto que se recupera, normalmente heredado de un paso anterior con una expresión como {{ $json.field }}, que apunta a un valor del item entrante.

El catálogo completo sale del nodo con un item por producto. Es el punto de partida de cualquier exportación o de cualquier conciliación con compras.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API hasta traer todos los productos registrados en Freshservice.
• Limit: con Return All desactivado, este campo limita cuántos productos vuelven, cómodo para una primera prueba corta.

Cambiar los datos de un producto afecta solo a lo que se envía: únicamente los campos rellenados en la colección Update Fields viajan a Freshservice y el resto de la ficha se queda igual.

• Product ID: el identificador del producto que se modifica.
• Status: In Production, In Pipeline o Retired, el campo que marca que un modelo ya no se puede pedir.
• Manufacturer: el fabricante, que suele haber que corregir cuando el catálogo se importó con nombres dispares.

Preparar una release en Freshservice empieza aquí: el nodo abre el registro con su título y su ventana prevista.

• Subject: el título de la release, la línea que la gente lee en el listado.
• Planned Start Date: la fecha y la hora de inicio previstas, en formato dateTime.
• Planned End Date: la fecha y la hora de fin previstas.
• Release Type: Minor, Standard, Major o Emergency, que es como el equipo ordena lo que viene.

Cuando una release se cancela, esta operación la retira de Freshservice. Su alcance es estrecho a propósito: toma el identificador de una release y actúa sobre ella.

• Release ID: el identificador de la release que se borra, que suele venir de una búsqueda o de la respuesta de un formulario, pasada con {{ $json.field }}.

Leer una release concreta devuelve al flujo el estado que Freshservice tiene ahora mismo, con su título y sus fechas previstas.

• Release ID: el identificador de la release que se recupera. Es un identificador y no el título, así que antes suele hacer falta un paso de búsqueda.

Las releases llegan como lista, un item cada una, que es justo lo que necesita un flujo de informes o de planificación para recorrerlas.

• Return All: activado, el nodo pide páginas a la API hasta tener el conjunto de releases.
• Limit: con Return All desactivado, fija el número máximo de releases devueltas, práctico mientras el flujo se está montando.

El avance de una release se escribe de vuelta en Freshservice sin pasar por la interfaz. Lo que se deja vacío en la colección Update Fields conserva su valor en la ficha.

• Release ID: el identificador de la release que se modifica.
• Status: Open, On Hold, In Progress, Incomplete o Completed.
• Group Name or ID: el grupo de agentes al que se asigna la release, elegido en la lista o indicado como identificador.

Freshservice suma un perfil de solicitante, es decir un usuario final que abre tickets en lugar de resolverlos.

• First Name: el único campo que el nodo exige, así que un perfil puede nacer con muy poca información.
• Primary Email: la dirección por la que se reconocerá a la persona cuando escriba al soporte.
• Department Names or IDs: los departamentos asociados al solicitante, como identificadores separados por comas.
• Job Title: útil cuando el reparto de tickets depende del puesto.

Cuando alguien deja la empresa, su perfil de solicitante se quita de Freshservice con esta operación y no a mano, en medio de una baja que ya tiene bastantes pasos.

• Requester ID: el identificador del solicitante que se borra. Primero corre una búsqueda sobre la persona y su resultado llega aquí mediante {{ $json.field }}.

Recuperar un solicitante concreto da al flujo lo que Freshservice sabe de esa persona, que suele ser el contexto que le falta al paso siguiente.

• Requester ID: el identificador del solicitante que se recupera, no su correo, de modo que lo tiene que aportar una búsqueda o un identificador ya guardado.

Los solicitantes salen del nodo a razón de una persona por item, y la colección Filters recorta el conjunto antes incluso de que llegue al flujo.

• Return All: activado, trae todos los solicitantes que coinciden, página tras página.
• Limit: con Return All desactivado, limita cuántos solicitantes vuelven.
• Department Name or ID: acota la lista a un departamento.
• Primary Email: encuentra el perfil que hay detrás de una dirección conocida.

Actualizar lo que Freshservice sabe de una persona se hace campo a campo: la colección Update Fields solo lleva aquello que el flujo ha decidido enviar.

• Requester ID: el identificador del solicitante que se modifica.
• Location Name or ID: la sede a la que está adscrita la persona, elegida en la lista o indicada como identificador.
• Time Format: 12h o 24h, que cambia cómo se leen las horas en su portal.

Agrupar solicitantes empieza por crear el grupo en sí, al que luego apuntan las reglas del catálogo de servicios y los anuncios.

• Name: la etiqueta del grupo, la que ven los agentes al elegir una audiencia, así que vale más nombrarla por el colectivo que por el proyecto de turno.
• Description: una línea que aclare quién entra en él y le ahorre la adivinanza al siguiente.

Un grupo que ya no sirve se retira con esta operación, y así el selector de audiencias sigue siendo legible para los agentes que lo abren a diario.

• Requester Group ID: el identificador del grupo de solicitantes que se borra, leído por lo general en un paso de listado y transmitido con {{ $json.field }}.

El detalle de un grupo de solicitantes vuelve al flujo, que así comprueba que la audiencia a la que va a apuntar es la que cree.

• Requester Group ID: el identificador del grupo de solicitantes que se recupera, un valor que aporta un listado anterior o una configuración ya guardada.

Todos los grupos configurados en Freshservice caben en una sola llamada, que es la forma más sencilla de ver cómo se ha repartido el colectivo de usuarios.

• Return All: activado, el nodo recorre las páginas de la API y devuelve el conjunto de grupos.
• Limit: con Return All desactivado, fija el número máximo de grupos devueltos.

Renombrar un grupo de solicitantes, o explicar mejor para qué existe, pasa por esta operación. Los campos que se dejan vacíos conservan su valor actual en Freshservice.

• Requester Group ID: el identificador del grupo de solicitantes que se modifica.
• Name: el nuevo nombre del grupo de solicitantes.
• Description: la descripción del grupo de solicitantes, el sitio donde dejar por escrito para qué sirve.

Da de alta una aplicación en el inventario de software de Freshservice, para que una herramienta recién aprobada entre en el catálogo.

• Application Type: obligatorio, entre desktop, mobile y saas, que es como el inventario distingue lo instalado de lo que se paga por suscripción.
• Name: obligatorio, el nombre por el que el equipo de IT buscará la aplicación después, a menudo {{ $json.field }} si llega de un formulario.
• Status (Additional Fields): Needs Review mientras falte la revisión de seguridad, Restricted cuando el uso queda acotado.

Cuando una herramienta deja de usarse, esta operación saca su ficha del inventario de software. Es el paso de cierre, una vez que la aplicación ya está apagada y no tiene sentido que siga apareciendo en el catálogo.

• Software ID: obligatorio, el identificador de la aplicación que se va a borrar. No se escribe a mano, llega de un paso Get many software applications como {{ $json.field }}.

Trae una sola aplicación del inventario y entrega su ficha a los nodos siguientes, que deciden con ella qué hacer a continuación.

• Software ID: obligatorio, el identificador de la aplicación que se quiere recuperar. Lo que espera el campo es el identificador, no el nombre de la herramienta; una expresión como {{ $json.field }} lo arrastra desde el nodo anterior.

Devuelve un lote de aplicaciones del inventario en un solo paso. Suele ser el arranque de cualquier informe o de una tanda de limpieza.

• Return All: marcado, n8n encadena las páginas de la API hasta traer todas las aplicaciones.
• Limit: sin Return All, este campo pone techo al número de aplicaciones devueltas, cómodo para probar el flujo con una muestra pequeña.

Cambia una aplicación que ya está en el inventario. Solo viajan a Freshservice los campos rellenados en Update Fields, así que el resto de la ficha queda intacto.

• Software ID: obligatorio, el identificador de la aplicación que se actualiza.
• Status (Update Fields): Restricted en cuanto seguridad pone condiciones, Disabled cuando la herramienta deja de estar permitida.
• Application Type, Name, Description, Notes (Update Fields): corregir una etiqueta o dejar por escrito la conclusión de una revisión.

Abre un ticket en Freshservice con los datos que el flujo ya lleva encima. Una alerta o la respuesta de un formulario se convierte en una petición que el service desk puede atender.

• Email: obligatorio, la dirección del autor del ticket, con el formato name@email.com.
• Subject y Description: el resumen de una línea y el cuerpo, que admite HTML.
• Priority y Status: Urgent para una caída, Open para una petición que todavía nadie ha cogido.
• Group Name or ID (Additional Fields): el equipo se elige de la lista o se pasa con una expresión.

Elimina un ticket concreto en Freshservice. Conviene dejarla detrás de una condición dentro del flujo, porque un service desk suele querer rastro de todo lo que entró.

• Ticket ID: obligatorio, el identificador del ticket que se borra, heredado del paso que lo localizó y escrito como {{ $json.field }}.

Relee un ticket y pasa su contenido a los nodos siguientes, para que el flujo decida sobre el estado real de la petición y no sobre una copia de hace horas.

• Ticket ID: obligatorio, el identificador del ticket que se recupera. Es un identificador, no un asunto, y casi siempre llega del nodo anterior con {{ $json.field }}.

Saca una lista de tickets en un paso, con una colección Filters que estrecha el lote antes de que llegue al resto del flujo.

• Return All: marcado, n8n recorre las páginas de la API hasta el último ticket que encaje; sin marcar, Limit pone el techo.
• Status, Priority, Impact (Filters): quedarte solo con los tickets Open y Pending, o solo con los High y Urgent.
• Agent Name or ID, Group Name or ID, Created On, Due By (Filters): acotar por equipo, por persona o por fecha.

Aplica cambios sobre un ticket que ya existe. Los campos que quedan vacíos en Update Fields no se envían, así que el flujo toca un solo atributo sin arrastrar el resto.

• Ticket ID: obligatorio, el identificador del ticket que se modifica.
• Status y Priority (Update Fields): pasar el ticket a Resolved tras un arreglo automático, o subirlo a High cuando lleva demasiado tiempo parado.
• Group Name or ID y Department Name or ID (Update Fields): reencaminar la petición al equipo que lleva el tema.