Intégration Freshservice n8nAutomatiser Freshservice avec n8n.

Ajoute un technicien au helpdesk et fixe, dans le même appel, ce que cette personne a le droit de toucher.

• Email : l'adresse de connexion de l'agent, au format name@email.com.
• First Name : le prénom affiché partout dans le helpdesk.
• Roles : une entrée par rôle, chacune associant un Role Name or ID à un Scope (entire_helpdesk, member_groups, specified_groups ou assigned_items) ; Group Names or IDs ne compte que si le scope vaut Specified Groups.
• Additional Fields : 13 champs en plus, dont Job Title, Department Names or IDs et Language.

Supprime la fiche d'un agent dans Freshservice. C'est le dernier geste d'un départ, une fois ses tickets repassés à quelqu'un d'autre.

• Agent ID : l'identifiant de l'agent à supprimer. Saisi en dur pour un nettoyage ponctuel, ou récupéré de l'item sortant du nœud précédent avec une expression du type {{ $json.field }}.

Relit une fiche d'agent, ce qui permet à la suite du workflow de brancher sur ce que Freshservice contient vraiment plutôt que sur une hypothèse.

• Agent ID : l'identifiant de l'agent à récupérer, figé dans le nœud ou transmis par une étape précédente via {{ $json.field }}.

Renvoie l'effectif du service desk sous forme de liste, un item par agent, prêt à être compté, filtré ou écrit ailleurs.

• Return All : coché, n8n enchaîne les pages de l'API et ramène tous les agents ; décoché, Limit plafonne le nombre d'items.
• Filters : 9 champs pour restreindre, dont Department Name or ID, Job Title, Email, Language et Location Name or ID.

Modifie des champs sur un agent déjà présent. Seul ce que tu places dans Update Fields bouge, le reste de la fiche ne change pas.

• Agent ID : l'identifiant de l'agent à modifier.
• Update Fields : 15 champs disponibles, par exemple Job Title, Department Names or IDs, Location Name or ID, Group Names or IDs et Observer of Group Names/IDs.

Ouvre un nouveau groupe d'agents, l'unité vers laquelle un ticket est routé plutôt que vers une personne isolée.

• Name : le libellé du groupe, celui que les agents voient au moment d'affecter un ticket.
• Additional Fields : 5 options, dont Description, Member Names or IDs, Observer Names or IDs, Escalate to Agent Name or ID pour le destinataire de l'e-mail d'escalade, et Unassigned For, le délai avant l'envoi de cet e-mail (30m, 1h, 8h, 1d, etc.).

Retire un groupe de Freshservice. Utile quand une équipe a fusionné avec une autre et que l'ancienne file n'est plus une cible de routage valable.

• Agent Group ID : l'identifiant du groupe à supprimer, écrit en dur ou repris du nœud précédent avec {{ $json.field }}.

Va chercher un groupe et ses réglages, ce qui permet de savoir qui le compose et vers qui pointe l'escalade avant d'agir.

• Agent Group ID : l'identifiant du groupe à récupérer.

Liste les groupes définis dans le helpdesk, un item par groupe. C'est la façon la plus rapide d'auditer comment le travail est découpé aujourd'hui.

• Return All : activé, tous les groupes remontent page après page ; désactivé, Limit fixe le plafond.

Édite un groupe existant sans le recréer, donc son identifiant et les tickets qui pointent dessus restent valides.

• Agent Group ID : l'identifiant du groupe à modifier.
• Update Fields : 6 champs, dont Name, Description, Member Names or IDs, Escalate to Agent Name or ID et Unassigned For.

Lit la définition d'un rôle. Les rôles décident des permissions portées par un agent, donc c'est l'étape de consultation avant toute attribution.

• Agent Role ID : l'identifiant du rôle à récupérer.

Ramène sous forme de liste les rôles configurés dans le helpdesk. C'est la matière première de toute revue de permissions.

• Return All : coché, l'ensemble des rôles est collecté au fil des pages de l'API ; décoché, Limit décide combien d'items arrivent.

Publie une annonce dans le helpdesk, l'avis que les utilisateurs lisent au lieu d'ouvrir cinq tickets identiques sur la même panne.

• Title : le titre de l'avis.
• Body : le texte lui-même, HTML accepté.
• Visibility : agents_only, grouped_visibility ou everyone.
• Visible From : l'horodatage à partir duquel l'annonce devient active.
• Additional Fields : 4 champs en plus, dont Visible Until, Department Names or IDs et Additional Emails.

Retire une annonce de Freshservice. L'usage naturel, c'est le ménage, une fois que l'avis a cessé d'être vrai.

• Announcement ID : l'identifiant de l'annonce à supprimer, souvent transporté depuis un nœud plus haut dans l'exécution avec {{ $json.field }}.

Récupère une annonce, titre et corps inclus, pour qu'un workflow puisse en réutiliser la formulation ailleurs.

• Announcement ID : l'identifiant de l'annonce à récupérer.

Renvoie les annonces du helpdesk sous forme de liste d'items, une par avis.

• Return All : activé, toutes les annonces sont collectées page par page ; désactivé, Limit borne le lot.

Réécrit un avis déjà en ligne, ce qui vaut mieux que le supprimer et en publier un second que les utilisateurs devront comparer.

• Announcement ID : l'identifiant de l'annonce à modifier.
• Update Fields : 5 champs, à savoir Title, Body, Visibility, Department Names or IDs et Additional Emails.

Déclare une nouvelle catégorie dans la taxonomie des actifs, la forme sous laquelle sont rangés portables, imprimantes ou licences.

• Name : le libellé du type d'actif.
• Additional Fields : 2 options, Description et Parent Asset Type Name or ID, qui rattache le nouveau type à un type existant et garde l'arbre lisible.

Supprime une catégorie de la taxonomie des actifs. En général la fin d'un rangement, quand un type a été créé par erreur ou qu'une technologie a quitté le parc.

• Asset Type ID : l'identifiant du type d'actif à supprimer.

Relit un type d'actif, ce qui permet de vérifier qu'une catégorie existe et sous quel parent elle est rattachée avant de s'en servir.

• Asset Type ID : l'identifiant du type d'actif à récupérer, réglé dans le nœud ou transmis avec {{ $json.field }}.

Liste les types d'actifs configurés dans Freshservice, un item par catégorie. Tu récupères la taxonomie comme donnée, et plus comme un écran.

• Return All : coché, toute la taxonomie remonte au fil des pages de l'API ; décoché, Limit tient la réponse à une taille fixe.

Ajuste une catégorie déjà utilisée, en gardant les actifs rangés dessous attachés au même identifiant.

• Asset Type ID : l'identifiant du type d'actif à modifier.
• Update Fields : 2 champs, Name et Description.

Une intervention planifiée se matérialise dans Freshservice par un changement. Cette opération le crée depuis un workflow, fenêtre comprise.

• Requester Name or ID : l'origine de la demande. Choisis-la dans la liste ou passe l'identifiant via une expression du type {{ $json.field }}.
• Subject : la ligne lue dans la file des changements.
• Planned Start Date et Planned End Date : les bornes, obligatoires, au format dateTime.
• Additional Fields : facultatif, avec Change Type (de 1 Minor à 4 Emergency), Risk, Impact, Priority, Status, Description, Agent Name or ID, Group Name or ID et Department Name or ID.

Un changement ouvert par erreur encombre le calendrier des interventions. Cette opération le supprime de Freshservice.

• Change ID : l'identifiant du changement à supprimer, une chaîne. C'est bien l'identifiant de la fiche, pas son sujet, donc un workflow qui n'a que le titre doit d'abord retrouver l'ID.

Un identifiant en entrée, la fiche complète en sortie. C'est l'opération à utiliser quand le workflow sait déjà de quel changement il parle et veut son état actuel.

• Change ID : l'identifiant du changement à récupérer. Tu le fixes en dur pour une fiche précise, ou tu le lis sur le nœud précédent avec une expression du type {{ $json.field }}.

Pour un tableau de suivi, il faut lire les changements en lot. Cette opération renvoie une liste, pas une fiche unique.

• Return All : activé, n8n enchaîne les pages de l'API et ramène tous les changements ; désactivé, Limit fixe le nombre maximal d'items renvoyés.
• Filters : Predefined Filters restreint à closed, my_open, release_requested, requester_id ou unassigned ; Sort Order accepte asc ou desc ; Updated Since ne garde que les changements modifiés après une date.

Au fil des validations, un changement avance dans son cycle. Cette opération reporte cette avancée sur la fiche.

• Change ID : le changement à modifier. Tout le reste est facultatif, seuls les champs remplis sont touchés.
• Update Fields : Status parcourt 1 Open, 2 Planning, 3 Approval, 4 Pending Release, 5 Pending Review et 6 Closed ; à côté se trouvent Agent Name or ID, Group Name or ID, Requester Name or ID, Department Name or ID, Change Type, Impact, Priority, Risk, Description et Subject.

Les départements regroupent les demandeurs dans Freshservice. Les créer depuis un workflow garde le service desk aligné sur l'outil RH.

• Name : le seul champ obligatoire, le libellé que les agents voient au moment d'affecter un ticket.
• Additional Fields : Description pour le contexte, et Domains, la liste des domaines email séparés par des virgules rattachés au département.

Les réorganisations laissent des départements vides derrière elles. Cette opération en retire un de Freshservice à partir de son identifiant.

• Department ID : l'identifiant du département à supprimer, une chaîne. Le nom n'est pas accepté, donc commence par Get many departments si tu n'as que le libellé.

Cette opération ramène un seul département. En pratique, c'est l'étape de vérification posée au milieu d'un workflow plus long.

• Department ID : l'identifiant du département à récupérer. Quand il circule déjà avec l'item, pointe-le avec une expression comme {{ $json.field }}.

La liste des départements donne au workflow la correspondance entre libellés et identifiants, celle que réclament la plupart des autres opérations.

• Return All : coché, n8n parcourt les pages de l'API jusqu'au bout de la liste ; décoché, Limit plafonne le nombre de départements ramenés.
• Filters : Name restreint le résultat à un nom de département au lieu de sortir tout l'annuaire.

Renommer un service ou lui rattacher un domaine supplémentaire passe par cette opération, qui modifie un département déjà présent dans Freshservice.

• Department ID : le département modifié, obligatoire.
• Update Fields : Name pour le nouveau libellé, Description pour la note interne, et Domains pour les domaines email séparés par des virgules associés au département.

Bureaux, étages et entrepôts vivent dans Freshservice sous forme de sites. Cette opération en ajoute un pour que les équipements et les demandeurs aient une adresse.

• Name : le nom du site, obligatoire, et ce que l'agent voit quand il rattache un ticket à un lieu.
• Additional Fields : Address, une collection que tu ouvres avec le bouton Add Address Fields dans le nœud.

Quand un site ferme, il n'a plus rien à faire dans le sélecteur de lieux. Cette opération supprime la fiche correspondante.

• Location ID : l'identifiant du site à supprimer. C'est l'identifiant de la fiche et pas le nom du bureau, donc il arrive d'une recherche précédente.

Récupérer un site à partir de son identifiant, c'est l'étape qui rend lisible un ID qui circule entre deux nœuds.

• Location ID : l'identifiant du site à récupérer, saisi en dur ou lu sur l'item entrant avec une expression du type {{ $json.field }}.

Beaucoup de workflows de contrôle démarrent par la liste des sites. C'est ce que renvoie cette opération.

• Return All : activé, n8n enchaîne les pages de l'API et ramène tous les sites ; désactivé, Limit décide du nombre d'items qui sortent du nœud.

Un déménagement de quelques rues ne justifie pas de recréer une fiche. Cette opération modifie le site existant.

• Location ID : le site à modifier, obligatoire.
• Update Fields : Name pour renommer le lieu, et Address, la collection ouverte avec Add Address Fields.

Quand le même incident revient sans arrêt, Freshservice suit la cause de fond sous forme de problème. Cette opération ouvre la fiche.

• Subject : l'intitulé du problème, obligatoire.
• Requester Name or ID : la personne à l'origine du problème, choisie dans la liste ou fournie sous forme d'identifiant via une expression.
• Due By : facultatif, la date à laquelle le problème doit être résolu.
• Additional Fields : Agent Name or ID, Group Name or ID, Department Name or ID, Description, Impact, Priority et Status.

Deux fiches problème pour une même cause coupent l'enquête en deux. En supprimer une garde l'historique au même endroit.

• Problem ID : l'identifiant du problème à supprimer. Seul l'identifiant fonctionne, donc un workflow de dédoublonnage lit d'abord la liste et choisit la fiche qui reste.

Lire un problème par son identifiant renvoie la fiche telle qu'elle est, ce qu'il faut avant de trancher quoi que ce soit.

• Problem ID : l'identifiant du problème à récupérer, saisi directement ou repris d'un nœud précédent avec une expression comme {{ $json.field }}.

La revue de la file des problèmes a besoin de tout le lot d'un coup. Cette opération le remet au workflow.

• Return All : activé, tous les problèmes remontent page après page ; désactivé, Limit fixe le nombre maximal de fiches renvoyées.

L'enquête avance, et cette opération reporte ce qu'on a compris sur la fiche du problème.

• Problem ID : la fiche à modifier, obligatoire.
• Update Fields : Status accepte 1 Open, 2 Change Requested ou 3 Closed ; le reste couvre Subject, Description, Due By, Impact, Priority, Agent Name or ID, Group Name or ID, Department Name or ID et Requester Name or ID.

Un produit apparaît dans le catalogue Freshservice, ce qui permet de rattacher ensuite les équipements achetés à un modèle déjà connu.

• Asset Type Name or ID : le type d'équipement auquel le produit appartient, choisi dans la liste ou fourni sous forme d'identifiant via une expression comme {{ $json.field }}, qui va lire une valeur sur l'item qui entre dans le nœud.
• Name : le libellé que les agents chercheront, donc au plus près du nom constructeur.
• Mode of Procurement : Buy, Lease ou Both, utile quand le matériel loué se suit à part.
• Status : In Production, In Pipeline ou Retired.

Supprimer une référence sort le modèle du catalogue Freshservice. L'opération ne demande que l'identifiant, elle se place donc en fin de workflow, une fois le tri déjà fait.

• Product ID : l'identifiant du produit à supprimer. Freshservice attend l'ID et pas le nom du produit, d'où l'étape de recherche qui précède et qui alimente le champ avec {{ $json.field }}.

La fiche complète d'un produit remonte du catalogue avec ce que Freshservice retient de ce modèle. Lire avant d'écrire évite les mises à jour à l'aveugle.

• Product ID : l'identifiant du produit à récupérer, souvent repris d'une étape précédente avec une expression du type {{ $json.field }}, qui pointe une valeur de l'item entrant.

Le catalogue produits entier sort du nœud, un item par produit. C'est le point de départ de tout export ou de tout rapprochement comptable.

• Return All : activé, n8n enchaîne les pages de l'API jusqu'à ramener tous les produits enregistrés dans Freshservice.
• Limit : Return All désactivé, ce champ plafonne le nombre de produits renvoyés, pratique pour un premier essai court.

Modifier une référence existante ne touche que ce qu'on lui donne : seuls les champs remplis dans la collection Update Fields partent vers Freshservice, le reste de la fiche ne bouge pas.

• Product ID : l'identifiant du produit à mettre à jour.
• Status : In Production, In Pipeline ou Retired, le champ qui signale qu'un modèle n'est plus commandable.
• Manufacturer : le constructeur, à corriger quand le catalogue a été importé avec des graphies variables.

Une mise en production se prépare ici : le nœud ouvre la release avec son intitulé et sa fenêtre prévue.

• Subject : le titre de la release, la ligne que les équipes lisent dans la liste.
• Planned Start Date : la date et l'heure de début prévues, au format dateTime.
• Planned End Date : la date et l'heure de fin prévues.
• Release Type : Minor, Standard, Major ou Emergency, la façon dont le service trie ce qui arrive.

Quand une release est annulée, cette opération la retire de Freshservice. Son périmètre est volontairement étroit : elle prend l'identifiant d'une release et agit dessus.

• Release ID : l'identifiant de la release à supprimer, que fournit en général une recherche ou la réponse d'un formulaire, passée avec {{ $json.field }}.

Relire une release précise donne au workflow l'état actuel côté Freshservice, intitulé et dates prévues compris.

• Release ID : l'identifiant de la release à récupérer. C'est bien un identifiant et pas l'intitulé, donc une étape de recherche passe souvent avant celle-ci.

Les releases remontent sous forme de liste, un item chacune, ce qu'attend un workflow de reporting ou de planification pour boucler dessus.

• Return All : activé, le nœud redemande des pages à l'API jusqu'à avoir l'ensemble des releases.
• Limit : Return All désactivé, il fixe le nombre maximal de releases renvoyées, commode tant que le workflow se construit.

L'avancement d'une release se réécrit dans Freshservice sans repasser par l'interface. Ce qu'on laisse vide dans la collection Update Fields reste tel quel dans la fiche.

• Release ID : l'identifiant de la release à mettre à jour.
• Status : Open, On Hold, In Progress, Incomplete ou Completed.
• Group Name or ID : le groupe d'agents auquel la release est affectée, choisi dans la liste ou donné en identifiant.

Freshservice crée un profil de demandeur, c'est-à-dire un utilisateur qui ouvre des tickets au lieu de les traiter.

• First Name : le seul champ que le nœud exige, un profil peut donc naître avec très peu d'informations.
• Primary Email : l'adresse sur laquelle la personne sera reconnue quand elle écrit au support.
• Department Names or IDs : les services rattachés au demandeur, sous forme d'identifiants séparés par des virgules.
• Job Title : utile quand l'affectation dépend de la fonction.

Au départ d'un salarié, son profil de demandeur se retire de Freshservice par cette opération plutôt qu'à la main, au milieu d'une sortie qui compte déjà assez d'étapes.

• Requester ID : l'identifiant du demandeur à supprimer. Une recherche sur la personne tourne d'abord, et son résultat arrive ici via {{ $json.field }}.

Récupérer un demandeur précis donne au workflow ce que Freshservice sait de cette personne, souvent le contexte qui manque à l'étape suivante.

• Requester ID : l'identifiant du demandeur à récupérer, pas son adresse e-mail, donc une recherche ou un identifiant déjà stocké doit le fournir.

La liste des demandeurs sort du nœud à raison d'une personne par item, et la collection Filters resserre l'ensemble avant même qu'il n'entre dans le workflow.

• Return All : activé, tous les demandeurs correspondants sont ramenés page après page.
• Limit : Return All désactivé, il plafonne le nombre de demandeurs renvoyés.
• Department Name or ID : limite la liste à un service.
• Primary Email : retrouve le profil derrière une adresse connue.

Changer ce que Freshservice sait d'une personne se fait champ par champ : la collection Update Fields ne transporte que ce que le workflow a décidé d'envoyer.

• Requester ID : l'identifiant du demandeur à mettre à jour.
• Location Name or ID : le site auquel la personne est rattachée, choisi dans la liste ou donné en identifiant.
• Time Format : 12h ou 24h, ce qui change l'affichage des heures côté portail.

Regrouper des demandeurs commence par la création du groupe lui-même, que viseront ensuite les règles du catalogue de services et les annonces.

• Name : le libellé du groupe, celui que les agents voient au moment de choisir une audience, donc à nommer d'après la population plutôt que d'après le projet du moment.
• Description : une ligne qui dit qui en fait partie, ça épargne une devinette au suivant.

Un groupe devenu inutile se retire avec cette opération, ce qui garde lisible le sélecteur d'audience que les agents ouvrent tous les jours.

• Requester Group ID : l'identifiant du groupe de demandeurs à supprimer, lu en général sur une étape de listing et transmis tel quel avec {{ $json.field }}.

Le détail d'un groupe de demandeurs revient dans le workflow, ce qui permet de vérifier que l'audience visée est bien celle qu'on croit.

• Requester Group ID : l'identifiant du groupe de demandeurs à récupérer, valeur que fournit un listing précédent ou une configuration déjà stockée.

Tous les groupes configurés dans Freshservice tiennent dans un seul appel, c'est la façon la plus simple de voir comment la population a été découpée.

• Return All : activé, le nœud parcourt les pages de l'API et renvoie l'ensemble des groupes.
• Limit : Return All désactivé, il fixe le nombre maximal de groupes renvoyés.

Renommer un groupe de demandeurs, ou mieux expliquer à quoi il sert, passe par cette opération. Les champs laissés vides gardent leur valeur actuelle dans Freshservice.

• Requester Group ID : l'identifiant du groupe de demandeurs à mettre à jour.
• Name : le nouveau nom du groupe de demandeurs.
• Description : la description du groupe de demandeurs, l'endroit où consigner sa raison d'être.

Inscrit une application dans l'inventaire logiciel de Freshservice. Le nouvel outil validé rejoint le catalogue au lieu de rester dans un tableur que personne ne relit.

• Application Type : obligatoire, au choix desktop, mobile ou saas, ce qui sépare les logiciels installés des abonnements.
• Name : obligatoire, le nom sur lequel l'équipe IT cherchera l'application plus tard, souvent {{ $json.field }} quand la valeur vient d'un formulaire de demande.
• Status (Additional Fields) : Needs Review tant que la revue sécurité n'est pas faite, Restricted quand l'usage est encadré.

Supprime la fiche d'une application de l'inventaire logiciel. C'est l'opération de fin de vie, quand un outil est arrêté et n'a plus rien à faire dans le catalogue.

• Software ID : obligatoire, l'identifiant de l'application à supprimer. Il ne se tape pas à la main : il arrive d'une étape Get many software applications, sous la forme {{ $json.field }}.

Va chercher une seule application de l'inventaire et transmet sa fiche aux nœuds suivants, qui peuvent s'en servir pour décider de la suite.

• Software ID : obligatoire, l'identifiant de l'application à récupérer. C'est bien l'identifiant qui est attendu, pas le nom de l'outil ; une expression comme {{ $json.field }} le reprend depuis le nœud précédent.

Ramène un lot d'applications de l'inventaire en une seule étape. C'est le point de départ habituel d'un reporting ou d'une opération de nettoyage.

• Return All : coché, n8n enchaîne les pages de l'API jusqu'à avoir remonté toutes les applications.
• Limit : sans Return All, ce champ plafonne le nombre d'applications renvoyées, pratique pour tester un workflow sur un petit échantillon.

Modifie une application déjà présente dans l'inventaire. Seuls les champs renseignés dans Update Fields partent vers Freshservice, le reste de la fiche ne bouge pas.

• Software ID : obligatoire, l'identifiant de l'application à mettre à jour.
• Status (Update Fields) : Restricted dès que la sécurité pose des conditions, Disabled quand l'outil n'est plus autorisé.
• Application Type, Name, Description, Notes (Update Fields) : corriger un libellé ou consigner la conclusion d'une revue, sans toucher au reste.

Ouvre un ticket dans Freshservice à partir des données déjà réunies par le workflow, qu'il s'agisse d'une alerte ou d'une réponse de formulaire.

• Email : obligatoire, l'adresse de l'auteur du ticket, au format name@email.com.
• Subject et Description : le résumé en une ligne et le corps, qui accepte du HTML.
• Priority et Status : Urgent pour une panne, Open pour une demande que personne n'a encore prise.
• Group Name or ID (Additional Fields) : l'équipe se choisit dans la liste, ou se passe par expression.

Efface un ticket dans Freshservice. Mieux vaut la placer derrière une condition dans le workflow, parce qu'un service desk aime garder la trace de ce qui est entré.

• Ticket ID : obligatoire, l'identifiant du ticket à supprimer, repris de l'étape qui l'a trouvé, sous la forme {{ $json.field }}.

Relit un ticket et passe son contenu aux nœuds suivants. Le workflow travaille sur l'état réel de la demande, pas sur une copie vieille de trois heures.

• Ticket ID : obligatoire, l'identifiant du ticket à récupérer. C'est un identifiant, pas un sujet, et il arrive le plus souvent d'un nœud précédent via {{ $json.field }}.

Remonte une liste de tickets en une étape, avec une collection Filters qui resserre le lot avant qu'il n'arrive dans la suite du workflow.

• Return All : coché, n8n parcourt les pages de l'API jusqu'au dernier ticket correspondant ; décoché, Limit fixe le plafond.
• Status, Priority, Impact (Filters) : ne garder que les tickets Open et Pending, ou seulement les High et Urgent.
• Agent Name or ID, Group Name or ID, Created On, Due By (Filters) : cadrer sur une équipe, une personne ou une date.

Applique des changements à un ticket existant. Les champs laissés vides dans Update Fields ne sont pas envoyés, donc un workflow peut toucher un seul attribut sans écraser le reste.

• Ticket ID : obligatoire, l'identifiant du ticket à modifier.
• Status et Priority (Update Fields) : passer un ticket en Resolved après un correctif automatique, ou le remonter en High quand il traîne.
• Group Name or ID et Department Name or ID (Update Fields) : réorienter la demande vers l'équipe qui porte le sujet.