Fusiona Contactos Duplicados en HubSpot Automáticamente (Video + Workflow n8n)

Este primer paso te permite probar el workflow manualmente. Gracias al módulo Manual Trigger de n8n, puedes ejecutar el escenario bajo demanda para verificar que todo funcione correctamente antes de automatizarlo en producción.

El disparador manual es muy útil para probar cada paso en tiempo real y diagnosticar errores fácilmente. Una vez que hayas validado las pruebas, puedes reemplazarlo por un disparador automatizado (por ejemplo: cron, webhook…) si lo necesitas.

Para comenzar: haz clic en "Ejecutar workflow" en n8n para iniciar el proceso.

Este paso utiliza el módulo HubSpot para extraer todos los contactos almacenados en tu CRM. El objetivo es obtener una base completa para analizar e identificar duplicados según el criterio único definido (por ejemplo: LinkedIn Profile ID).

Usamos la opción Get All para recuperar todos los datos en una sola vez, lo que permite procesar automáticamente todos los contactos sin limitaciones específicas.

Este paso te permite centralizar todos los registros de contacto para que puedan ser procesados uno por uno en los siguientes pasos.

Este paso utiliza el módulo SplitInBatches para procesar cada contacto uno por uno. Esto evita sobrecargar las solicitudes a la API y permite un control preciso sobre el tratamiento individual de cada contacto.

El batch está configurado con un tamaño de 1, lo que significa que cada ejecución del workflow procesa un solo contacto antes de pasar al siguiente.

Esta estructura garantiza una ejecución fluida y segura incluso si tienes una gran cantidad de contactos que procesar.

Para evitar sobrecargar la API y respetar los límites establecidos por HubSpot, este paso utiliza un módulo Wait para insertar un retardo de 1 segundo entre cada procesamiento de contacto.

Este paso es esencial si estás manejando un volumen alto de contactos: permite evitar errores como "429 Too Many Requests" al hacer llamadas consecutivas a la API de HubSpot.

Gracias a esta pausa, el workflow se mantiene estable y conforme a las buenas prácticas de uso de la API, incluso cuando se ejecuta con cientos o miles de contactos.

Este paso es crucial: utiliza un módulo IF para verificar si el contacto actual tiene un LinkedIn Profile ID. Este campo es indispensable para detectar duplicados de manera efectiva.

Si el contacto no tiene este campo completado, el workflow omite ese contacto y pasa al siguiente para evitar errores o búsquedas innecesarias.

Este paso ayuda a asegurar el workflow verificando que solo se analicen los contactos elegibles (es decir, aquellos con un ID de LinkedIn).

Este paso es fundamental: permite identificar todos los contactos duplicados basándose en el LinkedIn Profile ID. Para ello, usamos el módulo nativo HubSpot - Search, que permite buscar contactos por una propiedad personalizada.

¿Por qué esta opción? A diferencia de la búsqueda de empresas, que requiere una llamada personalizada a la API, aquí podemos utilizar directamente el módulo nativo de n8n porque admite búsquedas por propiedades personalizadas en los contactos.

El módulo consulta la API de HubSpot mediante un endpoint interno y limita la búsqueda a 2 resultados, lo cual es suficiente para identificar un duplicado.

{
  "propertyName": "linkedin_profile_id|number",
  "value": "={{ $('Loop Contacts One by One').item.json.properties.linkedin_profile_id.value }}"
}

Esta consulta busca todos los contactos cuyo LinkedIn Profile ID coincida con el del contacto que se está procesando. La respuesta incluye la información clave del contacto que se va a fusionar.

¿Por qué un límite de 2? Esto permite comprobar si existen al menos dos contactos con el mismo LinkedIn Profile ID. Si es así, se detecta un duplicado y el workflow pasa al siguiente paso para realizar la fusión.

Este paso utiliza un módulo Code para analizar los resultados devueltos por la búsqueda de HubSpot. Su función es doble: contar el número de resultados y extraer los ID de los contactos que se deben fusionar.

El código comprueba si la búsqueda ha encontrado al menos 2 contactos. Si es así, extrae:

• primaryObjectId: el ID del primer contacto (que se conservará tras la fusión)
• objectIdToMerge: el ID del segundo contacto (que será fusionado y eliminado)

➡️ Código utilizado:

const items = $input.all();

if (items.length < 2) {
  return [
    {
      json: {
        hubspotResults: items.length,
        message: 'Not enough contacts to merge'
      }
    }
  ];
}

const primary = items[0];
const secondary = items[1];

return [
  {
    json: {
      hubspotResults: items.length,
      primaryObjectId: primary.json.id,
      objectIdToMerge: secondary.json.id
    }
  }
];

Este código también permite añadir una verificación: si se encuentran menos de 2 contactos, se genera un mensaje informativo para indicar que no se realizará ninguna fusión en ese ciclo.

Este paso prepara todos los datos necesarios para la llamada final a la API de fusión.

Este paso utiliza un módulo IF para comprobar el número de resultados encontrados durante la búsqueda de duplicados. El objetivo es verificar si existen al menos dos contactos con el mismo LinkedIn Profile ID.

Si el número de resultados es menor o igual a 1, significa que no se ha detectado ningún duplicado, y el workflow pasa directamente al siguiente contacto sin intentar fusionar.

Este paso permite evitar llamadas innecesarias a la API cuando la búsqueda solo devuelve un contacto (o ninguno), lo que garantiza un mejor rendimiento y mayor seguridad.

Este paso utiliza un módulo IF para asegurarse de que los dos contactos a fusionar tengan ID diferentes. Es una medida de seguridad esencial: HubSpot no permite fusionar un contacto consigo mismo, lo que generaría un error si no se controla previamente.

Esta condición evita errores innecesarios en la API al bloquear el intento de fusión si primaryObjectId y objectIdToMerge son iguales.

Este paso permite asegurar completamente el proceso antes de realizar la llamada final a la API.