Agente IA n8n: Evaluar Licitaciones Auto

Este primer nodo crea el punto de entrada para que los proveedores envíen sus propuestas. Se trata de un formulario web generado automáticamente por n8n que acepta archivos PDF. Cuando un proveedor accede a la URL del formulario, puede cargar su documento de propuesta directamente.

La configuración del formulario es sencilla pero específica: solo acepta archivos PDF para mantener la consistencia en el proceso de extracción de texto. Una vez enviado el formulario, el workflow se activa automáticamente y procesa la propuesta recibida.

💡 Consejo: Puede personalizar el título y la descripción del formulario para cada licitación específica. También puede añadir campos adicionales como nombre de la empresa o email de contacto si desea capturar metadatos antes de la evaluación.

Este nodo establece el identificador del documento RFP original que servirá como base para la evaluación. El RFP contiene todos los requisitos contra los cuales se compararán las propuestas de los proveedores.

Al definir el ID del documento en este nodo separado, facilita la reutilización del workflow para diferentes licitaciones: simplemente cambie el ID aquí y el resto del workflow funcionará con el nuevo RFP.

💡 Consejo: Para obtener el ID de un documento de Google Drive, abra el archivo y copie la cadena de caracteres que aparece entre /d/ y /view o /edit en la URL. Por ejemplo, en drive.google.com/file/d/ABC123xyz/view, el ID sería ABC123xyz.

Este nodo se conecta a Google Drive para descargar el documento RFP original. Utiliza el ID definido en el paso anterior para localizar y recuperar el archivo que contiene los requisitos de la licitación.

La descarga se realiza como datos binarios, lo que permite que el siguiente nodo extraiga el contenido textual del PDF para su análisis por la IA.

💡 Consejo: Asegúrese de que las credenciales de Google Drive tengan permisos de lectura sobre la carpeta donde almacena sus documentos RFP. Si trabaja con un Drive compartido de equipo, verifique que la cuenta de servicio tenga acceso.

Este nodo convierte el archivo PDF descargado en texto plano utilizable. La extracción de texto es esencial porque el agente de IA necesita contenido textual para analizar los requisitos del RFP.

El proceso extrae todo el contenido visible del PDF, incluyendo texto de tablas, listas y párrafos. Este texto extraído se utilizará posteriormente como referencia para evaluar las propuestas.

💡 Consejo: La calidad de la extracción depende de cómo se generó el PDF original. Los PDFs creados digitalmente (desde Word, por ejemplo) extraen perfectamente. Los PDFs escaneados como imágenes pueden requerir OCR adicional.

Este nodo guarda el texto extraído del RFP en un campo estructurado que será accesible para el agente de IA más adelante en el workflow. Es un paso de preparación de datos que organiza la información para su uso posterior.

Al almacenar el contenido en un campo con nombre descriptivo, facilita las referencias en los nodos siguientes y mantiene el workflow legible y mantenible.

Este nodo de fusión combina dos flujos de datos paralelos: el contenido del RFP procesado y los datos de la propuesta del proveedor. Esta combinación es necesaria porque el agente de IA necesita acceso a ambos documentos simultáneamente para realizar la comparación.

El modo de combinación por posición alinea los elementos de ambas entradas, creando un objeto unificado que contiene toda la información necesaria para la evaluación.

💡 Consejo: El nodo Merge es crucial cuando su workflow tiene ramas paralelas que procesan diferentes datos y luego necesitan reunirse. Asegúrese de que ambas ramas produzcan el mismo número de items para que la combinación por posición funcione correctamente.

Similar al paso 4, este nodo extrae el contenido textual del PDF de propuesta enviado por el proveedor a través del formulario. El nombre del campo binario corresponde al nombre del campo del formulario donde se cargó el archivo.

Esta extracción permite que la IA analice el contenido completo de la propuesta y lo compare punto por punto contra los requisitos del RFP.

💡 Consejo: El nombre del campo binario se genera a partir de la etiqueta del elemento del formulario, reemplazando espacios y caracteres especiales por guiones bajos. Si renombra el campo del formulario, actualice también este parámetro.

Este nodo guarda el texto extraído de la propuesta del proveedor en un campo estructurado. Funciona de manera análoga al paso 5, pero para el documento de oferta en lugar del RFP.

Con ambos contenidos almacenados en campos nombrados, el workflow está listo para enviar toda la información al agente de IA para su análisis.

Este es el corazón del workflow: el nodo de agente IA que realiza la evaluación experta de la propuesta. Está configurado con un prompt específico que instruye a la IA para analizar rigurosamente la propuesta contra los requisitos del RFP.

El agente actúa como un especialista en evaluación de licitaciones con altos estándares y cero tolerancia para incumplimientos. Esta configuración asegura evaluaciones objetivas y consistentes independientemente del número de propuestas.

💡 Consejo: El mensaje del sistema define la "personalidad" del agente. Puede ajustarlo según sus necesidades: más estricto para licitaciones críticas, más flexible para evaluaciones preliminares. También puede añadir criterios específicos de su industria.

Este nodo conecta el agente de IA con el modelo Google Gemini que procesará la evaluación. Gemini 2.5 Flash ofrece un excelente balance entre velocidad de respuesta y calidad de análisis para este tipo de tareas.

La selección del modelo afecta tanto la profundidad del análisis como el coste por evaluación. Gemini Flash es ideal para procesar múltiples propuestas de manera eficiente.

💡 Consejo: Si necesita análisis más profundos para licitaciones de alto valor, puede cambiar a gemini-2.5-pro. Tenga en cuenta que esto aumentará el tiempo de procesamiento y el consumo de tokens.

Este nodo define la estructura exacta de datos que la IA debe producir como resultado de su evaluación. Al proporcionar un ejemplo JSON, n8n genera automáticamente un esquema que garantiza respuestas consistentes y parseables.

El esquema incluye campos para información de la empresa, costes, puntuaciones en cada criterio, pesos de ponderación y puntuaciones ponderadas calculadas.

💡 Consejo: Puede modificar el ejemplo JSON para incluir criterios de evaluación específicos de su organización. Añada campos como score_sustainability o score_local_presence según sus prioridades de compra.

Este nodo extrae los valores específicos del resultado de la IA y los mapea a campos individuales. Cada campo utiliza una expresión para acceder al dato correspondiente en la salida estructurada del agente.

Este mapeo explícito garantiza que los datos estén correctamente formateados antes de enviarlos a Google Sheets, con tipos de datos apropiados (String para texto, Number para valores numéricos).

💡 Consejo: Añada campos adicionales según lo que su esquema JSON defina. Todos los campos de puntuación (score_price, score_technical, etc.) deben mapearse de manera similar para que aparezcan en su dashboard.