Intégration QuickBooks Online n8nAutomatiser QuickBooks Online avec n8n.

La facture fournisseur atterrit dans QuickBooks avec ses lignes, prête à être validée ou payée. Elle est rattachée à un fournisseur et vient alimenter les dettes fournisseurs.

• For Vendor Name or ID : le fournisseur concerné, choisi dans la liste ou posé par une expression du type {{ $json.VendorRef }}.
• Line : une entrée par dépense, avec Amount, Description et un Detail Type au choix entre Account-Based Expense Line Detail et Item-Based Expense Line Detail.
• Additional Fields : l'endroit où se rangent Due Date, Transaction Date et Total Amount.

La suppression ne demande qu'une valeur et ne laisse pas de seconde chance. Autant la placer derrière une condition plutôt qu'en tête de workflow.

• Bill ID : l'identifiant de la facture à supprimer, pas le nom du fournisseur ni le numéro de pièce. Il vient d'une étape de liste ou de l'opération qui a créé la facture, souvent sous la forme {{ $json.Id }}.

Une facture revient complète, avec ses lignes, son solde et ses dates. De quoi laisser le workflow décider de la suite.

• Bill ID : l'identifiant de la facture à récupérer. Stocke-le au moment de la création, la relecture ne coûtera plus rien ensuite.

Les factures fournisseurs ressortent sous forme d'items, une par facture, que les nœuds suivants traitent l'un après l'autre.

• Return All : activé, n8n enchaîne les pages de l'API jusqu'à la dernière facture. Désactivé, Limit fixe le nombre maximal d'items renvoyés.
• Query : la condition de sélection, appliquée avant que les données ne quittent QuickBooks, par exemple WHERE Metadata.LastUpdatedTime > '2021-01-01'.

Modifier une facture existante, c'est la désigner puis énumérer ce qui change. Seuls les champs ajoutés partent, le reste de l'écriture ne bouge pas.

• Bill ID : la facture visée.
• Update Fields : la collection qui porte Due Date, Transaction Date, Sales Term et le compte Accounts Payable Account au crédit duquel la facture est passée.

Un seul champ obligatoire suffit à créer la fiche client, le reste s'ajoute librement. QuickBooks renvoie l'enregistrement créé, donc son identifiant est disponible dès le nœud suivant.

• Display Name : le nom sous lequel le client apparaît, seul champ requis.
• Additional Fields : quatorze champs optionnels, dont Company Name, Primary Email Address, Primary Phone, Billing Address, Taxable et Preferred Delivery Method, qui accepte Print, Email ou None.

Quand le workflow sait déjà de quel client il parle, cette opération ramène la fiche à jour : solde, coordonnées, compte actif ou non.

• Customer ID : l'identifiant QuickBooks, pas le nom affiché. Une étape de liste sert justement à transformer un nom en identifiant.

Tout le fichier client, ou une partie, arrive sous forme d'items à parcourir, comparer ou exporter.

• Return All : à cocher pour un export complet ; sinon, Limit pose le plafond.
• Query : la condition de filtrage, pratique quand seuls les clients récemment modifiés comptent.

Garder une fiche client à jour tient en deux instructions : quel enregistrement, et quelles valeurs remplacent l'existant.

• Customer ID : la fiche à modifier.
• Update Fields : quatorze valeurs disponibles, parmi lesquelles Primary Email Address, Billing Address, Company Name, Taxable et Active, qui désactive un client sans l'effacer.

Aucun champ n'est obligatoire ici, ce qui veut dire qu'un nœud laissé vide crée une fiche vide. Remplis au minimum le nom.

• Given Name et Family Name : le prénom et le nom du salarié.
• Additional Fields : sept champs de plus, dont Display Name, Primary Phone, Print-On-Check Name, Social Security Number et Billable Time.

Lire une fiche salarié renvoie ce que QuickBooks conserve sur cette personne : son nom d'affichage, son téléphone, son adresse et son statut actif au moment de la lecture.

• Employee ID : l'identifiant du salarié à récupérer, généralement repris d'une étape de liste antérieure ou stocké au moment de la création de la fiche.

L'ensemble des salariés enregistrés revient sous forme d'items, point de départ de tout traitement personne par personne.

• Return All : à activer pour obtenir l'effectif entier plutôt que la première page.
• Limit : le plafond quand Return All reste décoché.
• Query : restreint la liste, par exemple aux fiches modifiées depuis une date donnée.

Les corrections sur une fiche salarié suivent le même schéma que pour un client : un identifiant, puis les champs réécrits.

• Employee ID : la fiche concernée.
• Update Fields : sept valeurs, notamment Active, Billable Time, Primary Phone et Billing Address.

C'est ici que le devis prend forme. Il est rattaché à un client, chiffré par ses lignes, et renvoyé avec un identifiant réutilisable pour l'envoyer ou le corriger.

• For Customer Name or ID : le destinataire du devis, choisi dans la liste ou posé par une expression.
• Line : chaque ligne porte Amount, Description, un Item Name or ID et un Detail Type Sales Item Line Detail.
• Billing Email et Customer Memo : l'adresse de destination et le message que le client lit sur le document.

Supprimer un devis est définitif : l'opération se place en bout de branche, une fois la décision d'abandon prise.

• Estimate ID : l'identifiant du devis à supprimer. Récupère-le depuis l'étape de liste qui a repéré les devis dormants.

Cette opération a une seconde casquette : elle lit le devis et sait aussi rendre le document lui-même sous forme de fichier.

• Estimate ID : le devis à récupérer.
• Download : coché, le devis revient en PDF.
• Put Output File in Field : le nom du champ binaire qui accueille le fichier.
• File Name : le nom donné au fichier, data.pdf par défaut.

Les devis en cours traînent rarement au même endroit. Cette opération les liste depuis la compta, prêts à être triés, comptés ou relancés.

• Return All : à activer quand l'objectif est une vue complète du portefeuille.
• Limit : le nombre de devis rapportés sinon.
• Query : la condition de sélection, par exemple tout ce qui a bougé après une date choisie.

C'est QuickBooks qui envoie le mail. Le nœud lui passe un devis et une adresse, et le document part depuis la compta.

• Estimate ID : le devis à envoyer.
• Email : l'adresse du destinataire, au format name@email.com, souvent reprise de la fiche client lue juste avant.

Un devis révisé reste sur le même enregistrement au lieu de s'empiler en doublons. Tu désignes le devis, puis tu listes ce qui change.

• Estimate ID : le devis en cours de révision.
• Update Fields : dix valeurs, dont Billing Email, Customer Memo, Document Number, Transaction Date, Email Status et Print Status.

L'opération crée une facture dans QuickBooks et renvoie l'enregistrement complet, identifiant inclus, que les nœuds suivants réutilisent.

• For Customer Name or ID : le client facturé, choisi dans la liste déroulante ou fourni par une expression, c'est-à-dire une valeur reprise de l'item précédent sous la forme {{ $json.customerId }}.
• Line : les lignes facturées, avec Amount, Description, Quantity et Item Name or ID ; Detail Type ne propose qu'une valeur, SalesItemLineDetail.
• Due Date et Customer Memo : l'échéance de paiement et le message que le client lit sur le document.

La suppression est définitive côté QuickBooks. Ce nœud se place derrière une condition ou une validation humaine, jamais au milieu d'une boucle rapide.

• Invoice ID : l'identifiant de la facture à supprimer, obligatoire. Le nœud attend cet identifiant, pas le numéro de document affiché sur la facture ; il vient en général d'un Get Many précédent, via {{ $json.Id }}.

Une facture, lue par son identifiant. Le détail que beaucoup ratent : la même opération sait aussi rapatrier le PDF.

• Invoice ID : l'identifiant de la facture à récupérer.
• Download : activé, la facture arrive sous forme de fichier PDF au lieu des champs bruts.
• Put Output File in Field : le nom du champ binaire qui transporte ce fichier vers le nœud suivant.
• File Name : le nom donné au fichier téléchargé, data.pdf par défaut.

Voilà l'opération par laquelle démarrent la plupart des workflows de reporting : elle ramène une liste de factures.

• Return All : coché, n8n enchaîne les pages de l'API et ramène toutes les factures ; décoché, Limit fixe le nombre maximal d'items.
• Limit : le plafond d'items renvoyés quand Return All reste désactivé, pratique en phase de test.
• Query : une condition de sélection dans la syntaxe de requête QuickBooks, par exemple WHERE Metadata.LastUpdatedTime > '2021-01-01', pour qu'une exécution planifiée ne reprenne que ce qui a bougé.

L'envoi est assuré par QuickBooks : le nœud désigne la facture et l'adresse, le document part.

• Invoice ID : l'identifiant de la facture à envoyer.
• Email : l'adresse du destinataire, au format name@email.com. Reprends-la de la fiche que tu as déjà sous la main, le contact facturation par exemple.

Les corrections passent par Update, qui ne modifie que les champs listés et laisse le reste de la facture intact.

• Invoice ID : l'identifiant de la facture à mettre à jour, obligatoire.
• Update Fields : la collection des valeurs à changer, dix champs en tout. Due Date décale l'échéance, Billing Email répare une adresse erronée, Document Number aligne la référence sur un autre système.
• Email Status et Print Status : des drapeaux comme NeedToSend ou NeedToPrint, qui disent ce qu'il reste à faire du document.

Dans la ressource Invoice, Void figure à côté de Delete, et le nœud ne demande rien d'autre que l'identifiant.

• Invoice ID : l'identifiant de la facture à annuler. Prends-le dans l'item entrant plutôt qu'en dur : une annulation qui vise la mauvaise ligne se répare à la main.

Produits et prestations vivent dans la ressource Item, et cette opération en lit un seul, par identifiant. Le nœud sait uniquement lire les items : créer ou modifier un produit passe par le nœud HTTP Request.

• Item ID : l'identifiant de l'item à récupérer, obligatoire.

Tout le catalogue de produits et de prestations ressort ici. C'est ce qu'il te faut quand un workflow doit faire correspondre une référence externe à un item QuickBooks.

• Return All : activé, chaque item est récupéré page après page ; désactivé, Limit décide du volume.
• Limit : le nombre maximal d'items renvoyés.
• Query : une condition de sélection des items, utile pour réduire un catalogue long.

Un encaissement s'enregistre avec cette opération, qui rattache le paiement à un client.

• For Customer Name or ID : le client concerné, sélectionné dans la liste ou résolu par une expression quand il vient d'un nœud amont.
• Total Amount : le montant total de la transaction.
• Transaction Date : la date de l'encaissement, à renseigner explicitement si le workflow tourne le lendemain.

Un paiement enregistré deux fois, voilà le motif classique de cette opération, qui tient en une valeur.

• Payment ID : l'identifiant du paiement à supprimer, obligatoire. On le trouve via un Get Many filtré sur la transaction suspecte, parce que le nœud reconnaît l'identifiant et jamais le montant.

Lire un paiement isolé donne au workflow le détail derrière un montant, et l'opération sait aussi produire un PDF.

• Payment ID : l'identifiant du paiement à récupérer.
• Download : activé, le nœud télécharge le document au format PDF.
• Put Output File in Field : le champ binaire qui transporte ce fichier.
• File Name : le nom du fichier téléchargé, data.pdf par exemple.

Tout travail de rapprochement commence par une liste, et c'est cette opération qui la produit.

• Return All : coché, le nœud pagine jusqu'au dernier paiement ; décoché, il s'arrête à Limit.
• Limit : le nombre maximal de paiements renvoyés.
• Query : la condition de sélection, par exemple un filtre sur Metadata.LastUpdatedTime pour ne relire que les paiements enregistrés depuis le dernier passage.

Certains clients veulent une trace écrite de ce qu'ils ont réglé : QuickBooks envoie l'enregistrement du paiement à l'adresse que tu fournis.

• Payment ID : l'identifiant du paiement à envoyer.
• Email : l'adresse du destinataire, au format name@email.com.

La ressource Payment garde une surface de modification étroite : un identifiant, une collection, un seul champ dedans.

• Payment ID : l'identifiant du paiement à mettre à jour, obligatoire.
• Update Fields : la collection obligatoire qui porte la modification ; laissée vide, elle n'applique rien.
• Transaction Date : la date à laquelle la transaction a eu lieu, la valeur que cette opération permet de réécrire.

À côté de Delete, le nœud expose Void pour les paiements, et une seule valeur suffit à le lancer.

• Payment ID : l'identifiant du paiement à annuler. Alimente-le depuis l'item entrant, typiquement celui que désigne une notification de rejet.

Les achats sont en lecture seule dans ce nœud : les deux opérations disponibles consultent, elles n'écrivent pas. Celle-ci renvoie un achat unique.

• Purchase ID : l'identifiant de l'achat à récupérer, obligatoire.

Une revue de dépenses a besoin de l'ensemble, pas d'une ligne isolée. Cette opération renvoie cet ensemble.

• Return All : activé, tous les achats sont récupérés page par page ; désactivé, l'exécution s'arrête à Limit.
• Limit : le nombre maximal d'achats ramenés.
• Query : la condition de sélection des achats, dans la syntaxe de requête documentée par QuickBooks, pour viser une période précise.

La ressource Transaction ne porte qu'une opération, et c'est la plus analytique du nœud : un rapport de transactions construit à partir des filtres, sans aucun champ obligatoire à remplir d'abord.

• Simplify : renvoie une version allégée de la réponse au lieu de la structure brute, plus simple à verser dans un tableur.
• Filters : les réglages du rapport, 27 en tout. Date Range (Predefined) accepte des valeurs comme Last Month, Transaction Type restreint à Invoice ou Bill, Group By agrège par client ou par mois, Columns choisit les colonnes.

Un nouveau fournisseur entre dans les livres par cette opération, qui réclame une seule valeur et en accepte onze autres.

• Display Name : le nom sous lequel le fournisseur est créé, seul champ obligatoire.
• Company Name, Primary Email Address, Primary Phone : les coordonnées à remplir dès le départ, parce qu'un fournisseur sans email bloque toutes les notifications ultérieures.
• Vendor 1099 : marque le fournisseur comme travailleur indépendant, celui à qui un formulaire 1099-MISC est remis en fin d'année.

Lire une fiche fournisseur, c'est le contrôle qui évite d'écrire plus loin sur le mauvais compte.

• Vendor ID : l'identifiant du fournisseur à récupérer, obligatoire. Les raisons sociales se ressemblent et changent, l'identifiant non : c'est pour ça que le nœud le réclame.

La liste des fournisseurs sort d'ici, que ce soit pour un audit, une reprise de données ou une table de correspondance.

• Return All : coché, n8n parcourt les pages de l'API jusqu'à la liste complète ; décoché, il s'arrête à Limit.
• Limit : le nombre maximal de fournisseurs renvoyés.
• Query : la condition de sélection des fournisseurs, de quoi ramener un gros fichier aux seuls comptes utiles.

Coordonnées bancaires, adresses, interlocuteurs : tout ça bouge. Cette opération répercute le changement sans toucher au reste de la fiche.

• Vendor ID : l'identifiant du fournisseur à mettre à jour, obligatoire.
• Update Fields : la collection obligatoire des modifications, onze champs, dont Primary Email Address, Billing Address, Account Number et Print-On-Check Name.
• Active : indique si la fiche reste utilisable dans QuickBooks, la façon propre de mettre de côté un fournisseur avec qui tu ne travailles plus.