Integración QuickBooks Online n8nAutomatiza QuickBooks Online con n8n.

La factura de proveedor entra en QuickBooks con sus líneas listas para revisar o pagar. Queda vinculada a un proveedor y engorda el saldo de cuentas por pagar.

• For Vendor Name or ID: el proveedor al que corresponde la factura, elegido en la lista o puesto con una expresión tipo {{ $json.VendorRef }}.
• Line: una entrada por gasto, con Amount, Description y un Detail Type entre Account-Based Expense Line Detail e Item-Based Expense Line Detail.
• Additional Fields: donde viven Due Date, Transaction Date y Total Amount.

Borrar una factura pide un solo valor y no admite marcha atrás, así que esta operación suele ir detrás de una condición y no al principio del flujo.

• Bill ID: el identificador de la factura que se elimina, no el nombre del proveedor ni el número de documento. Llega de un paso de listado o de la operación que la creó, casi siempre como {{ $json.Id }}.

Una factura vuelve entera, con sus líneas, su saldo y sus fechas, para que el flujo decida qué hacer con ella.

• Bill ID: el identificador de la factura a recuperar. Guárdalo cuando se crea y la consulta posterior sale gratis.

Las facturas de proveedor salen como items, uno por factura, y los nodos siguientes los procesan de uno en uno.

• Return All: activado, n8n recorre las páginas de la API hasta la última factura. Desactivado, Limit fija el número máximo de items devueltos.
• Query: la condición de selección, aplicada antes de que los datos salgan de QuickBooks, por ejemplo WHERE Metadata.LastUpdatedTime > '2021-01-01'.

Modificar una factura existente es señalarla y luego enumerar lo que cambia. Solo viajan los campos que añades, el resto del apunte se queda como estaba.

• Bill ID: la factura afectada.
• Update Fields: la colección que guarda Due Date, Transaction Date, Sales Term y la cuenta Accounts Payable Account a la que se abona la factura.

Con un único campo obligatorio ya existe la ficha de cliente, y el resto se añade a voluntad. QuickBooks devuelve el registro creado, así que el identificador está disponible en el nodo siguiente.

• Display Name: el nombre con el que aparece el cliente, único campo requerido.
• Additional Fields: catorce campos opcionales, entre ellos Company Name, Primary Email Address, Primary Phone, Billing Address, Taxable y Preferred Delivery Method, que acepta Print, Email o None.

Cuando el flujo ya sabe de qué cliente habla, esta operación trae la ficha al día: saldo, datos de contacto y si la cuenta sigue activa.

• Customer ID: el identificador de QuickBooks, no el nombre visible. Un paso de listado es lo que convierte un nombre en identificador.

Toda la cartera de clientes, o un trozo, llega como items que puedes recorrer, comparar o exportar.

• Return All: márcalo para un export completo; si lo dejas apagado, Limit pone el techo.
• Query: la condición de filtrado, útil cuando solo importan los clientes modificados hace poco.

Mantener la ficha al día son dos instrucciones: qué registro se toca y qué valores sustituyen a los actuales.

• Customer ID: la ficha que se modifica.
• Update Fields: catorce valores disponibles, entre ellos Primary Email Address, Billing Address, Company Name, Taxable y Active, que desactiva a un cliente sin borrarlo.

Aquí no hay ningún campo obligatorio, lo que significa que un nodo vacío crea una ficha vacía. Rellena al menos el nombre.

• Given Name y Family Name: nombre y apellido de la persona empleada.
• Additional Fields: siete campos más, entre ellos Display Name, Primary Phone, Print-On-Check Name, Social Security Number y Billable Time.

Leer una ficha de empleado devuelve lo que QuickBooks guarda de esa persona: su nombre visible, su teléfono, su dirección y si sigue marcada como activa en el momento de la consulta.

• Employee ID: el identificador de la persona a recuperar, normalmente arrastrado desde un listado anterior o guardado cuando se creó la ficha.

La plantilla registrada vuelve como items, punto de partida de cualquier tarea que deba correr persona por persona.

• Return All: actívalo para traer la plantilla entera en vez de la primera página.
• Limit: el techo cuando Return All se queda apagado.
• Query: acota la lista, por ejemplo a las fichas modificadas desde una fecha dada.

Las correcciones sobre una ficha de empleado siguen el mismo patrón que las de cliente: un identificador y después los campos reescritos.

• Employee ID: la ficha que se edita.
• Update Fields: siete valores, en especial Active, Billable Time, Primary Phone y Billing Address.

Aquí toma forma el presupuesto. Se escribe contra un cliente, se valora con sus líneas y vuelve con un identificador que sirve para enviarlo o corregirlo después.

• For Customer Name or ID: a quién va dirigido, desde la lista o desde una expresión.
• Line: cada fila lleva Amount, Description, un Item Name or ID y un Detail Type Sales Item Line Detail.
• Billing Email y Customer Memo: la dirección de destino y el mensaje que el cliente lee en el documento.

Eliminar un presupuesto no tiene vuelta atrás, así que encaja al final de una rama que ya ha dado la oportunidad por perdida.

• Estimate ID: el identificador del presupuesto a borrar. Tómalo del listado que localizó los presupuestos dormidos.

Esta operación tiene un segundo oficio: lee el presupuesto y también sabe devolver el documento como archivo.

• Estimate ID: qué presupuesto se recupera.
• Download: activado, el presupuesto vuelve en PDF.
• Put Output File in Field: el nombre del campo binario donde se deposita el archivo.
• File Name: cómo se llama el archivo, data.pdf por defecto.

Los presupuestos abiertos rara vez están reunidos en un sitio. Esta operación los saca de la contabilidad para ordenarlos, contarlos o perseguirlos.

• Return All: enciéndelo cuando lo que buscas es la foto completa del embudo.
• Limit: cuántos presupuestos vuelven en caso contrario.
• Query: la condición de selección, por ejemplo todo lo actualizado después de una fecha.

El correo lo manda QuickBooks. El nodo le pasa un presupuesto y una dirección, y el documento sale desde el lado contable.

• Estimate ID: el presupuesto que se envía.
• Email: la dirección de destino, con el formato name@email.com, muchas veces tomada de la ficha de cliente leída un paso antes.

Un presupuesto revisado se queda en el mismo registro en lugar de acumularse en duplicados. Señalas cuál es y enumeras lo que cambia.

• Estimate ID: el presupuesto que se revisa.
• Update Fields: diez valores, entre ellos Billing Email, Customer Memo, Document Number, Transaction Date, Email Status y Print Status.

Aquí nace la factura: el nodo la registra en QuickBooks y devuelve el registro creado con su identificador, listo para el siguiente paso.

• For Customer Name or ID: el cliente al que se factura, elegido en el desplegable o resuelto con una expresión, es decir un valor tomado del item anterior con la forma {{ $json.customerId }}.
• Line: las líneas facturadas, donde Amount, Description, Quantity e Item Name or ID detallan el concepto; Detail Type solo ofrece SalesItemLineDetail.
• Due Date y Customer Memo: el vencimiento del pago y el mensaje que el cliente lee en el documento.

Borrar es definitivo en QuickBooks, así que este nodo va detrás de una condición o de una validación humana, nunca dentro de un bucle rápido.

• Invoice ID: el identificador de la factura que se elimina, obligatorio. El nodo espera ese identificador y no el número de documento impreso en la factura, por lo que suele venir de un Get Many previo con {{ $json.Id }}.

Una factura, leída por su identificador, con un extra que pasa desapercibido: la misma operación también trae el PDF.

• Invoice ID: el identificador de la factura que quieres recuperar.
• Download: activado, la factura llega como archivo PDF en lugar de campos sueltos.
• Put Output File in Field: el nombre del campo binario que lleva ese archivo al nodo siguiente.
• File Name: el nombre del archivo descargado, data.pdf por defecto.

Casi todos los flujos de informes arrancan con esta operación, que devuelve un listado de facturas.

• Return All: marcado, n8n recorre las páginas de la API y trae todas las facturas; sin marcar, Limit fija el máximo.
• Limit: el número máximo de facturas devueltas cuando Return All está apagado, cómodo mientras pruebas.
• Query: una condición de selección en la sintaxis de consulta de QuickBooks, por ejemplo WHERE Metadata.LastUpdatedTime > '2021-01-01', para que una ejecución programada solo lea lo que cambió.

El envío corre a cargo de QuickBooks: el nodo indica la factura y la dirección, y el documento sale.

• Invoice ID: el identificador de la factura que se envía.
• Email: la dirección del destinatario, con el formato name@email.com. Tómala de la ficha que ya tienes, por ejemplo el contacto de facturación.

Las correcciones pasan por Update, que toca solo los campos indicados y deja intacto el resto de la factura.

• Invoice ID: el identificador de la factura que se modifica, obligatorio.
• Update Fields: la colección de valores a cambiar, diez campos. Due Date mueve el vencimiento, Billing Email arregla una dirección mal escrita, Document Number alinea la referencia con otro sistema.
• Email Status y Print Status: banderas como NeedToSend o NeedToPrint que indican qué le falta al documento.

Dentro del recurso Invoice, Void convive con Delete y el nodo no pide nada más que el identificador.

• Invoice ID: el identificador de la factura que se anula. Cógelo del item entrante en vez de escribirlo fijo, porque una anulación sobre la fila equivocada se arregla a mano.

Productos y servicios viven en el recurso Item, y esta operación lee uno por identificador. El nodo solo sabe leerlos: crear o editar un producto pasa por el nodo HTTP Request.

• Item ID: el identificador del item que se recupera, obligatorio.

El catálogo entero de productos y servicios sale por aquí, que es justo lo que necesitas cuando hay que emparejar una referencia externa con un item de QuickBooks.

• Return All: activo, recupera todos los items página a página; inactivo, Limit decide cuántos llegan.
• Limit: el tope de items devueltos.
• Query: una condición para seleccionar items, útil para recortar un catálogo largo.

El dinero que entra se registra con esta operación, que asocia el cobro a un cliente.

• For Customer Name or ID: el cliente al que pertenece el cobro, elegido en la lista o resuelto con una expresión cuando viene de un nodo anterior.
• Total Amount: el importe total de la transacción.
• Transaction Date: la fecha en que se produjo el cobro, conviene fijarla si el flujo se ejecuta al día siguiente.

Un cobro registrado dos veces es el motivo habitual para usar esta operación, que se resuelve con un solo dato.

• Payment ID: el identificador del cobro que se elimina, obligatorio. Se localiza con un Get Many filtrado sobre la transacción sospechosa, porque el nodo reconoce el identificador y nunca el importe.

Leer un cobro suelto le da al flujo el detalle que hay detrás de un importe, y la operación también puede entregar un PDF.

• Payment ID: el identificador del cobro que se recupera.
• Download: activado, el nodo descarga el documento en formato PDF.
• Put Output File in Field: el campo binario que transporta ese archivo.
• File Name: el nombre del archivo descargado, por ejemplo data.pdf.

Toda conciliación empieza por un listado, y esta operación es la que lo genera.

• Return All: marcado, el nodo pagina hasta el último cobro; sin marcar, se detiene en Limit.
• Limit: el número máximo de cobros devueltos.
• Query: la condición de selección, por ejemplo un filtro sobre Metadata.LastUpdatedTime para releer solo los cobros registrados desde la última pasada.

Hay clientes que quieren constancia escrita de lo que han pagado: QuickBooks envía el registro del cobro a la dirección que le pases.

• Payment ID: el identificador del cobro que se envía.
• Email: la dirección del destinatario, con el formato name@email.com.

El recurso Payment deja poco margen de edición: un identificador, una colección y un único campo dentro.

• Payment ID: el identificador del cobro que se modifica, obligatorio.
• Update Fields: la colección obligatoria que contiene el cambio; vacía, no aplica nada.
• Transaction Date: la fecha en que ocurrió la transacción, el valor que esta operación permite reescribir.

Junto a Delete, el nodo ofrece Void para los cobros, y basta un dato para ejecutarlo.

• Payment ID: el identificador del cobro que se anula. Aliméntalo desde el item entrante, normalmente el que señala un aviso de devolución.

Las compras son de solo lectura en este nodo: las dos operaciones disponibles consultan, no escriben. Esta devuelve una compra concreta.

• Purchase ID: el identificador de la compra que se recupera, obligatorio.

Revisar el gasto exige el conjunto, no una fila suelta, y eso es lo que devuelve esta operación.

• Return All: activo, trae todas las compras recorriendo las páginas; inactivo, la ejecución se corta en Limit.
• Limit: cuántas compras llegan como máximo.
• Query: la condición para seleccionar compras, en la sintaxis de consulta que documenta QuickBooks, para apuntar a un periodo concreto.

El recurso Transaction tiene una sola operación y es la más analítica del nodo: un informe de transacciones construido con los filtros que elijas, sin ningún campo obligatorio previo.

• Simplify: devuelve una versión reducida de la respuesta en lugar de la estructura en bruto, más fácil de volcar en una hoja de cálculo.
• Filters: los ajustes del informe, 27 en total. Date Range (Predefined) admite valores como Last Month, Transaction Type acota a Invoice o Bill, Group By agrupa por cliente o por mes y Columns elige las columnas.

Un proveedor nuevo entra en los libros con esta operación, que exige un solo dato y admite otros once.

• Display Name: el nombre con el que se crea el proveedor, el único campo obligatorio.
• Company Name, Primary Email Address, Primary Phone: los datos de contacto que conviene rellenar desde el principio, porque un proveedor sin correo bloquea cualquier aviso posterior.
• Vendor 1099: marca al proveedor como trabajador independiente, el que recibe un formulario 1099-MISC a final de año.

Recuperar una ficha de proveedor es la comprobación que evita escribir después en la cuenta equivocada.

• Vendor ID: el identificador del proveedor que se recupera, obligatorio. Los nombres comerciales se parecen y cambian, el identificador no, y por eso el nodo lo pide.

De aquí sale el listado de proveedores, sea para una auditoría, una migración de datos o una tabla de equivalencias.

• Return All: marcado, n8n recorre las páginas de la API hasta tener la lista completa; sin marcar, devuelve como mucho Limit.
• Limit: el número máximo de proveedores devueltos.
• Query: la condición para seleccionar proveedores, la forma de reducir un fichero grande a las cuentas que importan.

Cuentas bancarias, direcciones, personas de contacto: todo eso se mueve. Esta operación traslada el cambio sin tocar el resto de la ficha.

• Vendor ID: el identificador del proveedor que se actualiza, obligatorio.
• Update Fields: la colección obligatoria de cambios, once campos, entre ellos Primary Email Address, Billing Address, Account Number y Print-On-Check Name.
• Active: indica si la ficha sigue disponible en QuickBooks, la manera limpia de retirar a un proveedor con el que ya no trabajas.