Integración Harvest n8nAutomatiza Harvest con n8n.

La ficha del cliente se crea en Harvest y la operación devuelve su ID, que el resto del workflow reutiliza para colgar de él contactos, proyectos o facturas.

• Account Name or ID: la cuenta de Harvest donde vive el cliente, elegida en la lista que carga la credencial.
• Name: el nombre del cliente, el único dato realmente obligatorio.
• Currency: fija la moneda del cliente, que los presupuestos posteriores heredan si dejan el campo vacío.
• Address: la dirección en texto, con saltos de línea permitidos para el bloque que se imprime en los documentos.

Borrar significa sacar la ficha de la cuenta: el nodo envía la orden para el ID que le pasas y el cliente desaparece.

• Client ID: el ID del cliente que quieres borrar, normalmente {{ $json.id }} del nodo que acaba de listarlo o crearlo.
• Account Name or ID: la cuenta afectada, porque un ID solo tiene sentido dentro de una cuenta.

Un ID entra, la ficha completa sale: nombre, dirección, moneda y estado activo, ya legibles por los nodos siguientes.

• Client ID: el ID del cliente que recuperas, no su nombre, que la API no acepta aquí.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que se consulta.

Esta es la operación que lee toda la cartera, y Return All cambia por completo su resultado: activado, n8n encadena las páginas de la API y lo trae todo; desactivado, se detiene en la cifra de Limit.

• Return All: marcado para un export completo, sin marcar cuando basta una muestra.
• Limit: el máximo de clientes devueltos mientras Return All siga desactivado.
• Is Active: true deja solo los clientes activos, false devuelve los archivados.
• Updated Since: solo las fichas modificadas después de una fecha y hora, lo que convierte el export completo en una sincronización incremental.

Nada se mueve fuera de lo que pongas en Update Fields: los campos vacíos conservan el valor que ya tenían.

• Client ID: el ID del cliente que se modifica, eje de toda la operación.
• Is Active: false archiva el cliente en vez de borrarlo, true lo reactiva.
• Name: el nombre del cliente, para un cambio de marca o de razón social.
• Address: la dirección postal, saltos de línea incluidos.

Aquí no hay ningún ID que buscar. La operación devuelve la empresa de Harvest que hay detrás de la credencial, y es la forma más rápida de confirmar que la conexión funciona y apunta a la cuenta correcta.

• Account Name or ID: el único campo que rellenar, y el que decide qué empresa se lee cuando el acceso abarca varias cuentas.

En Harvest un contacto siempre pertenece a un cliente, así que la operación cuelga a la persona de una ficha de empresa que ya existe.

• First Name: obligatorio, aunque el resto de los datos llegue más tarde.
• Client ID: el ID del cliente al que pertenece el contacto, casi siempre {{ $json.id }} del cliente creado justo antes.
• Email: la dirección del contacto, el campo que importa en cuanto haya que enviarle algo.
• Title: el cargo de la persona, útil cuando varios interlocutores comparten un mismo cliente.

Cuando alguien deja la empresa del cliente, esta operación lo saca de la cuenta sin tocar la ficha del cliente.

• Contact ID: el ID del contacto que quieres borrar, que suele venir de un paso de listado.
• Account Name or ID: la cuenta donde vive ese contacto.

Leer un solo contacto cuesta una llamada y evita cargar la lista entera para obtener un correo y un cargo.

• Contact ID: el ID del contacto que recuperas.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que se consulta.

La lista vuelve página a página, y los dos filtros deciden cuánto tendrá que leer el workflow.

• Return All: activado recupera todas las páginas; desactivado, la ejecución se detiene en Limit.
• Limit: el techo de contactos devueltos mientras Return All esté sin marcar.
• Updated Since: acota la respuesta a las fichas cambiadas después de una fecha y hora.
• Is Active: mantiene las fichas activas, o devuelve las inactivas cuando está en false.

Los datos de contacto cambian más deprisa que la persona, y Update Fields transporta únicamente lo que se ha movido.

• Contact ID: señala la ficha que se modifica.
• Client ID: traslada el contacto a otro cliente, para alguien que ha cambiado de empresa.
• Email: la nueva dirección, con la forma name@email.com que espera el campo.
• Phone Office y Phone Mobile: dos números guardados por separado, cambiar uno deja intacto el otro.

El presupuesto nace ligado a un cliente, y Harvest lo numera por su cuenta mientras el workflow no le imponga un número.

• Client ID: el ID del cliente al que pertenece el presupuesto, único contenido obligatorio además de la cuenta.
• Subject: el asunto del presupuesto, la línea que el cliente lee primero.
• Number: vacío, el número se genera automáticamente; relleno, sigue tu propia numeración.
• Tax: un porcentaje aplicado al subtotal, escrito 10.0 para un diez por ciento.
• Issue Date: la fecha de hoy por defecto si el workflow no la indica.

La limpieza de borradores es el motivo más frecuente para llamar a esta operación: el presupuesto que corresponde al ID sale de la cuenta.

• Estimate ID: el ID del presupuesto que quieres borrar, salido de un paso de listado o de la creación que lo generó.
• Account Name or ID: la cuenta a la que pertenece el presupuesto.

Antes de mandar nada al cliente, releer el presupuesto devuelve su estado, sus importes y su asunto tal como los guarda Harvest.

• Estimate ID: el ID del presupuesto que recuperas.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que lo contiene.

El filtro State hace aquí todo el trabajo: la consulta apunta solo a los presupuestos en la situación que te interesa.

• State: draft, sent, accepted o declined, un valor por consulta.
• From y To: delimitan el periodo que se lee.
• Client ID: reduce la respuesta a un solo cliente.
• Return All: activado para recorrer todas las páginas, desactivado para pararse en Limit.
• Page: el número de página en la paginación, que empieza en 1, para avanzar a mano por una lista larga.

Entre la primera cifra y la firma los importes se mueven, y la operación reescribe solo lo que el workflow le entrega.

• Invoice ID: es la etiqueta que usa el nodo para el ID del documento que se actualiza, así que el valor que pasas sigue siendo el ID del presupuesto devuelto por la creación o el listado.
• Discount: un porcentaje que se resta del subtotal, 10.0 para un diez por ciento.
• Notes: las notas adicionales que se imprimen en el presupuesto.
• Purchase Order: el número de orden de compra que el cliente pide ver.

Aquí hay cuatro campos que no se negocian, porque Harvest imputa siempre un gasto a un proyecto, a una categoría y a una fecha.

• Project ID: el proyecto al que se carga el gasto.
• Expense Category ID: la categoría contra la que se registra, un ID y no una etiqueta.
• Spent Date: la fecha en que se produjo el gasto, no la de la ejecución.
• Total Cost: el importe total, o Units cuando el coste se calcula a partir de una cantidad.
• Billable: true por defecto, así que un gasto interno tiene que ponerlo en false de forma explícita.

Los tickets duplicados son el caso típico: dos importaciones del mismo extracto, una línea de más, y esta operación la retira.

• Expense ID: el ID del gasto que quieres borrar.
• Account Name or ID: la cuenta en la que se registró.

Releer un gasto devuelve su importe, su proyecto, su categoría y si es facturable, que es justo lo que necesita saber un paso de validación.

• Expense ID: el ID del gasto que recuperas.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que se lee.

Ocho filtros hacen de esta la consulta más amplia del recurso, y combinarlos es lo que mantiene corta la ejecución.

• Is Billed: false lista lo que todavía no se ha facturado, true lo que ya lo está.
• Project ID y Client ID: limitan la respuesta a un proyecto o a un cliente.
• From y To: el periodo cubierto.
• User ID: la persona que registró los gastos.
• Return All: activado para recoger todas las páginas, desactivado para topar el resultado con Limit.

La corrección llega casi siempre después, el día en que alguien nota que el proyecto no era el que tocaba.

• Invoice ID: la etiqueta que el nodo da al ID de la ficha que se modifica, de modo que aquí va el ID del gasto.
• Project ID: reimputa el gasto a otro proyecto.
• Expense Category ID: cambia la categoría contra la que se registra.
• Billable: pasa un coste de facturable a interno y al revés.
• Spent Date: arregla una fecha mal tecleada al capturar.

La operación abre una factura nueva en Harvest para un cliente concreto y devuelve la ficha creada, con su identificador incluido, lista para el siguiente nodo.

• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que factura, elegida en la lista o enviada como identificador mediante una expresión, la sintaxis de n8n que lee un campo del elemento entrante.
• Client ID: el cliente al que pertenece la factura.
• Number: si lo dejas vacío en Additional Fields, Harvest genera el número por su cuenta.
• Payment Term: upon receipt, net 15, net 30, net 45 o net 60.

Borrar no tiene vuelta atrás en Harvest, así que esta operación suele cerrar una rama de limpieza protegida por una condición.

• Invoice ID: la factura que se elimina, casi siempre {{ $json.id }} traído por un Get Many anterior.
• Account Name or ID: la cuenta donde vive la factura, porque un identificador de otra cuenta no se resuelve.

Una factura, una llamada. El nodo lee un único registro y entrega su ficha completa al resto del flujo de trabajo.

• Invoice ID: la factura que se consulta, normalmente guardada en el CRM o transportada por el elemento que arrancó la ejecución.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest contra la que se consulta.

De aquí sale casi todo el reporte de facturación: la operación lista facturas y saca un elemento por cada una.

• Return All: activado, n8n recorre las páginas de la API de Harvest hasta la última factura; desactivado, Limit fija cuántas vuelven.
• State: el filtro que se queda solo con las facturas draft, open, paid o closed.
• From y To: delimitan el periodo; Updated Since reduce la ejecución a lo que cambió desde la anterior.

Una factura ya emitida todavía se puede tocar. El nodo aplica los cambios y devuelve la versión actualizada.

• Invoice ID: la factura afectada. Lo demás pasa por Update Fields, así que solo se modifica lo que rellenas.
• Due Date: mueve el vencimiento; sin valor, Harvest mantiene la fecha calculada desde la emisión.
• Subject y Notes: el texto que el cliente lee en el documento.
• Tax y Tax2: porcentajes aplicados al subtotal, escritos como 10.0 para un diez por ciento.

Las horas se imputan a proyectos, y por eso crear el proyecto abre la mayoría de los flujos de alta de cliente.

• Name y Client ID: cómo se llama el proyecto y a quién pertenece.
• Is Billable: si las horas imputadas pueden acabar en una factura.
• Bill By: none, People, Project o Tasks, el método con el que Harvest factura el trabajo.
• Budget By: el correo del usuario, o el valor none.

Eliminar un proyecto es la versión dura de archivarlo. Resérvalo para lo que no debe seguir en Harvest.

• Project ID: el proyecto que se borra.
• Account Name or ID: la cuenta que lo contiene.

Leer un proyecto le da al flujo sus ajustes, desde el cliente vinculado hasta los campos de presupuesto, antes de hacer nada más.

• Project ID: el proyecto que se consulta, a menudo {{ $json.projectId }} tomado de una hora tratada antes.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que se consulta.

Trae el listado de proyectos de una vez, y cada proyecto sale como un elemento propio sobre el que iterar.

• Return All: activado, vuelven todos los proyectos página tras página; desactivado, Limit decide cuántos.
• Is Active: verdadero para los proyectos vivos, falso para los archivados.
• Client ID: acota el listado a un solo cliente.
• Updated Since: solo los proyectos tocados después de la fecha indicada.

Un presupuesto se renegocia y una tarifa cambia. Esta operación traslada esos cambios a un proyecto que ya existe.

• Project ID: el proyecto a modificar; lo que dejes vacío en Update Fields se queda como estaba.
• Budget y Budget Is Monthly: la bolsa de horas, y si se reinicia cada mes.
• Hourly Rate: la tarifa que se usa cuando el proyecto se factura por tarifa horaria de proyecto.
• Is Active: en falso, el proyecto queda archivado en lugar de borrado.

En Harvest, una tarea es la etiqueta de actividad que alguien elige al imputar horas, del tipo diseño o soporte. El nodo añade una a la cuenta.

• Name: el único campo obligatorio además de la cuenta, así que el nodo se configura en un minuto.
• Default Hourly Rate: la tarifa que se aplica al añadir la tarea a un proyecto, 0 mientras no la fijes.
• Is Default: activado, la tarea entra sola en los proyectos futuros.
• Billable By Default: si las horas imputadas cuentan como facturables.

Harvest saca la tarea de la cuenta, y con ella desaparece del desplegable que ve el equipo al imputar horas.

• Task ID: la tarea que se elimina.
• Account Name or ID: la cuenta afectada.

Sirve para comprobar a qué apunta de verdad un identificador de tarea antes de que otro nodo escriba nada.

• Task ID: la tarea que se consulta.
• Account Name or ID: la cuenta de la que se lee.

El listado de tareas es corto en casi cualquier cuenta, lo que lo convierte en buena fuente para desplegables y búsquedas construidos fuera de Harvest.

• Return All: activado, el nodo recoge la lista entera; desactivado, Limit lo detiene antes.
• Is Active: verdadero para las tareas que siguen a la vista, falso para las archivadas.
• Page: avanza página a página cuando Return All se queda desactivado.

Cambiar el nombre o la tarifa de una tarea respeta todas las horas ya imputadas, cosa que un borrado no hace.

• Task ID: la tarea a modificar.
• Name: la etiqueta nueva, visible al instante para quien imputa.
• Default Hourly Rate: la tarifa que heredarán los próximos proyectos.
• Is Active: en falso, la tarea se archiva sin perder su histórico.

Cuando el flujo ya sabe cuánto duró algo, esta es la operación que lo escribe en Harvest.

• Project ID y Task ID: a qué se imputan las horas. Los dos son obligatorios, así que conviene una búsqueda justo antes del nodo.
• Spent Date: la fecha del tiempo dedicado, en formato ISO 8601.
• Hours: la cantidad de tiempo registrada.
• User ID: por defecto el usuario autenticado, rellénalo cuando la hora sea de otra persona.

Mismo resultado, otra entrada: aquí Harvest recibe dos horas de reloj y calcula él mismo la duración.

• Started Time y Ended Time: horas del tipo 8:00am y 3:00pm. Si dejas la de inicio vacía, toma la hora actual.
• Spent Date: la fecha ISO 8601 a la que se asocia la hora, que puede no ser el día en que corre el flujo.
• Notes: el texto libre que explica la línea a quien la revise.

Unas horas imputadas al proyecto equivocado salen más caras que no imputar nada. El nodo retira la línea de Harvest.

• Time Entry ID: la línea que se elimina.
• Account Name or ID: la cuenta donde se registró.

Es más estrecha de lo que parece: la línea sigue en Harvest con sus horas y sus notas, y solo se corta el enlace al registro externo del que venía.

• Time Entry ID: la línea a la que se le quita la referencia externa.
• Account Name or ID: la cuenta que la contiene.

Leer una línea suelta le da al flujo el detalle que hay detrás de una celda de un informe.

• Time Entry ID: la línea que se consulta.
• Account Name or ID: la cuenta de la que se lee.

Todo lo que necesitan la facturación y el reporte de horas sale de esta operación. Los filtros deciden cuánto histórico viene con ello.

• Return All: activado, n8n recorre el histórico completo, que en una cuenta antigua puede ser largo; desactivado, Limit mantiene corta la ejecución.
• From y To: el periodo en el que se dedicaron las horas.
• Is Billed: en falso, aísla las horas todavía sin facturar.
• Is Running: en verdadero, devuelve solo los cronómetros en marcha.
• User ID y Client ID: acotan a una persona o a un cliente.

Harvest vuelve a poner en marcha el cronómetro de una línea que se paró antes, en vez de abrir una segunda para el mismo trabajo.

• Time Entry ID: la línea parada que se reanuda. Harvest rechaza la llamada si ya está corriendo, así que comprueba el estado antes de enviarla.
• Account Name or ID: la cuenta donde vive el cronómetro.

El movimiento contrario, y el que más horas salva a fin de mes: cierra un cronómetro que sigue contando.

• Time Entry ID: el cronómetro que se detiene. La llamada solo funciona mientras corre, así que combínala con un Get Many filtrado por Is Running.
• Account Name or ID: la cuenta de Harvest implicada.

Las correcciones van por aquí y no por un borrado seguido de una línea nueva, porque la hora conserva su sitio en la cronología.

• Time Entry ID: la línea que se corrige.
• Hours: la duración ya rectificada.
• Started Time y Ended Time: las horas de reloj, cuando la línea nació de un inicio y un fin.
• Notes: el sitio donde dejar constancia del ajuste.

Da de alta a una persona en la cuenta de Harvest y devuelve la ficha recién creada con su identificador.

• Account Name or ID: la cuenta donde entra la persona, elegida en el desplegable o enviada mediante una expresión, es decir un valor tomado del nodo anterior, del tipo {{ $json.accountId }}.
• First Name, Last Name y Email: los tres datos de identidad que Harvest exige, con name@email.com como formato de ejemplo.
• Additional Fields: 13 opciones adicionales, entre ellas Is Admin, Default Hourly Rate y Weekly Capacity, contada en segundos y fijada por defecto en 126000, o sea 35 horas semanales.

Borrar aquí no tiene vuelta atrás, así que esta operación cierra el proceso de salida, cuando ya se facturó todo lo pendiente.

• Account Name or ID: indica en qué cuenta de Harvest vive la persona, desde la lista o desde una expresión.
• User ID: el identificador del usuario que quieres borrar. Harvest espera ese número, no un correo ni un nombre visible, así que tómalo del paso anterior con {{ $json.id }}.

Recupera una ficha concreta a partir de su identificador y entrega el perfil completo al resto del flujo de trabajo, sin buscar nada a mano dentro de Harvest.

• Account Name or ID: la cuenta de Harvest que se consulta, seleccionada en el nodo o resuelta por expresión.
• User ID: el identificador del usuario que recuperas, casi siempre {{ $json.id }} cuando el valor llega de un paso de listado anterior.

Devuelve las personas asociadas a una cuenta, un item por usuario, que es por donde empieza cualquier proceso que recorra al equipo entero.

• Account Name or ID: la cuenta cuya plantilla se lista.
• Return All: activado, n8n recorre todas las páginas de la API de Harvest hasta el último usuario; desactivado, Limit marca cuántas fichas vuelven.
• Filters: 3 opciones, Is Active para separar a las personas activas de las archivadas, Updated Since para quedarte solo con fichas modificadas después de una fecha y Page para apuntar a una página concreta.

¿Dudas de si la conexión funciona? El nodo lee el perfil ligado al propio credential, la conexión que se guarda una vez en n8n, y así confirmas que el token de acceso o el OAuth2 llegan de verdad a Harvest.

• Account Name or ID: el único campo que rellenas, y de paso sirve para comprobar que la conexión ve esa cuenta.

Ajusta lo que Harvest guarda sobre alguien que ya está en la cuenta, de modo que tarifas, permisos y capacidad cambian sin duplicar la ficha de esa persona.

• Account Name or ID: la cuenta donde está la ficha que se corrige.
• Time Entry ID: así etiqueta el nodo el identificador obligatorio de esta operación, y su descripción dice "The ID of the time entry to update".
• Update Fields: 16 campos editables, entre ellos Email, First Name, Last Name, Is Active, Is Project Manager y Cost Rate.