Integración Freshworks CRM n8nAutomatiza Freshworks CRM con n8n.

Da de alta una cuenta en Freshworks CRM. Solo el nombre es obligatorio, así que con un formulario corto ya tienes una ficha limpia que el equipo irá completando.

• Name: el nombre de la cuenta, único campo requerido, normalmente traído del item anterior con una expresión como {{ $json.field }}.
• Additional Fields: una colección opcional de 17 entradas, entre ellas Website, Industry Type Name or ID, Number of Employees y Owner Name or ID, el usuario al que se asigna la cuenta.

Borra una cuenta a partir de su identificador, nunca a partir del nombre de la empresa. Ese id tiene que llegar de una búsqueda previa o de un paso anterior del flujo.

• Account ID: el ID de la cuenta que se elimina. Mejor cogerlo de un nodo anterior con {{ $json.field }} que escribirlo a mano, o el flujo solo sirve una vez.

Trae una cuenta concreta al flujo. Es la forma habitual de darle a una automatización el contexto que el sistema que la disparó nunca tuvo.

• Account ID: el ID de la cuenta que se recupera, único campo que pide la operación.

Devuelve un listado de cuentas acotado por una vista. Las vistas son las listas guardadas dentro de Freshworks CRM, y el nodo exige una antes de devolver nada.

• View Name or ID: requerido. Eliges la vista en la lista o pasas su ID con una expresión.
• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API hasta el final de la vista; desactivado, Limit fija cuántas cuentas vuelven como máximo.

Cambia campos de una cuenta que ya existe. Fuera del identificador no hay nada obligatorio, de modo que un flujo puede tocar un campo y dejar el resto de la ficha intacto.

• Account ID: el ID de la cuenta que se actualiza.
• Update Fields: 18 entradas, entre ellas Name, Annual Revenue, Territory Name or ID y Parent Sales Account ID, que engancha la ficha a su cuenta matriz.

Agenda una cita en Freshworks CRM desde el flujo. Tres campos sostienen la reunión: un título y dos marcas de tiempo.

• Title, Start Date y End Date: el título y las marcas de tiempo que señalan el inicio y el final de la cita. En una cita de día completo llevan la fecha de inicio y la de fin.
• Additional Fields: 9 entradas, con Is All-Day, Location, Time Zone, además de Target Type y Target ID, la ficha contra la que se crea la cita.

Quita una cita del calendario del CRM. Sirve cuando la cancelación ocurre fuera de Freshworks CRM, que es lo que pasa con todos los huecos reservados desde una página externa.

• Appointment ID: el ID de la cita que se elimina. Viene del item que creó la reunión, guardado en una fila de hoja de cálculo o en una base junto a la referencia de la reserva.

Lee una cita a partir de su identificador. Va bien en mitad de un flujo, cuando un paso posterior necesita el detalle de la reunión y no solo su referencia.

• Appointment ID: el ID de la cita que se recupera, único campo requerido.

Lista las citas con dos filtros que hacen el resultado manejable. No hay ningún campo requerido, así que la operación funciona en cuanto la colocas en el flujo.

• Time: upcoming o past, el filtro que decide de qué lado de hoy estás leyendo.
• Include: añade datos relacionados a cada cita, a elegir entre appointment_attendees, creater y targetable.
• Return All: activado, encadena todas las páginas; desactivado, Limit pone el tope.

Reprogramar una cita cuesta un solo nodo: basta el identificador y los campos que cambian. Todo lo demás es opcional.

• Appointment ID: el ID de la cita que se modifica.
• Update Fields: 13 entradas, entre ellas Start Date, End Date, Location, Attendees y Outcome Name or ID, el resultado del tipo de actividad comercial Appointment.

Registra a una persona nueva en Freshworks CRM. Hay tres campos obligatorios, y son los tres que cualquier formulario de lead recoge igualmente.

• First Name, Last Name y Email Address: la identidad del contacto, normalmente mapeada desde el formulario con {{ $json.field }}.
• Additional Fields: 24 entradas opcionales, con Job Title, Mobile Number, Lifecycle Stage Name or ID, Medium y Sales Account Names or IDs, las cuentas a las que pertenece.

Elimina la ficha de un contacto. El identificador es lo único que separa al flujo del borrado, así que esta operación pide un nodo IF por delante que verifique antes de actuar.

• Contact ID: el ID del contacto que se elimina, sacado de una búsqueda o traído por el item que lanzó la ejecución.

Recupera un contacto y lo pone dentro del flujo. Es el paso que convierte un identificador en algo que un mensaje o un informe pueden usar de verdad.

• Contact ID: el ID del contacto que se recupera.

Saca contactos por lotes. Aquí no hay nada obligatorio y la vista es opcional, por lo que esta es la operación para pedir un segmento entero en vez de una persona.

• View Name or ID: opcional. Apuntas a una lista guardada o lo dejas vacío para leer más ancho.
• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API hasta terminar; desactivado, Limit fija el número máximo de contactos devueltos.

Reescribe campos de un contacto existente. Es la superficie de actualización más ancha del nodo, y la que mantiene el CRM honesto entre dos revisiones manuales.

• Contact ID: el ID del contacto que se actualiza, único campo requerido.
• Update Fields: 26 entradas, con Contact Status Name or ID, Owner Name or ID, Subscription Status Name or ID, Job Title y Territory Name or ID.

Abre una oportunidad en el embudo. Dos campos obligatorios, un nombre y un importe, y el negocio ya existe donde se lee la previsión.

• Name y Amount: el nombre del deal y su valor, ambos requeridos.
• Additional Fields: 14 entradas, con Deal Pipeline Name or ID, Deal Stage Name or ID, Sales Account Name or ID, Currency Name or ID y Probability, un número entre 0 y 100.

Saca un deal de Freshworks CRM de forma definitiva. Conviene no confundirlo con marcarlo como perdido, que es un cambio de etapa y corresponde a la actualización.

• Deal ID: el ID del deal que se elimina.

Consulta un deal por su identificador, para que el resto del flujo se apoye en lo que la ficha dice y no en lo que el disparador supuso.

• Deal ID: el ID del deal que se recupera, único campo requerido.

Recorre una lista de deals. Es el caballo de batalla de los informes en este nodo, y el único sitio donde el interruptor de paginación cambia de verdad el resultado.

• View Name or ID: opcional. Una vista guardada estrecha la lectura a los deals que te importan.
• Return All: activado, se encadena cada página de la API hasta el final de la lista; desactivado, Limit fija cuántos deals pasan al siguiente paso.

Mueve un deal de etapa, o lo corrige. Etapa, importe y propietario viven en la misma colección opcional, de modo que un solo nodo cubre varios tipos de cambio.

• Deal ID: el ID del deal que se actualiza.
• Update Fields: 16 entradas, con Amount, Deal Stage Name or ID, Probability y Deal Reason Name or ID, el motivo de la pérdida, que solo se puede poner en un deal en etapa Lost.

Engancha una nota escrita a una ficha. Los tres campos son obligatorios, porque una nota sin destino no tiene dónde vivir.

• Content: el contenido de la nota.
• Target Type: el tipo de entidad a la que pertenece, Contact, Deal o SalesAccount.
• Target ID: el ID de esa entidad, del tipo elegido justo arriba.

Una nota escrita por un flujo tiene que poder retirarse, y de eso se encarga esta operación. Las notas automáticas se acumulan deprisa, y lo que escribe también debería saber borrar.

• Note ID: el ID de la nota que se elimina, guardado desde el paso que la creó.

Corrige una nota a posteriori, o la mueve a otra ficha. Tres campos opcionales y un identificador obligatorio.

• Note ID: el ID de la nota que se modifica.
• Update Fields: 3 entradas, Content, Target Type y Target ID, que juntas permiten reescribir la nota o reengancharla a otra entidad.

Recuperar una actividad comercial concreta pasa por su identificador, y el nodo entrega esa ficha al resto del flujo de trabajo.

• Sales Activity ID: el identificador de la actividad que quieres recuperar. Lo escribes a mano o lo tomas del item que entra con una expresión, la sintaxis de n8n que lee un valor del paso anterior y se escribe {{ $json.field }}. Si un campo obligatorio queda vacío, el nodo se detiene antes de llamar a Freshworks CRM.

Frente a la versión unitaria, aquí vuelven varias actividades comerciales en una sola ejecución, cada una como un item independiente para los pasos siguientes.

• Return All: activado, n8n encadena las páginas de la API hasta la última actividad comercial.
• Limit: solo se lee cuando Return All está desactivado, y pone un tope al número de actividades que entran en el flujo.

La búsqueda arranca con un término libre y con los tipos de registro que marcas. Cada coincidencia sale como un item aparte.

• Search Term: el término que se usa para buscar entidades, muchas veces construido a partir de un valor entrante con una expresión como {{ $json.field }}.
• Search on Entities: los tipos sobre los que corre la búsqueda, entre contact, deal, sales_account y user. Puedes marcar varios a la vez.
• Return All y Limit: todas las coincidencias, o un número limitado.

Cuando ya conoces el valor exacto, la búsqueda va por campo y no por término aproximado: eliges el campo, das el valor y vuelven los registros que coinciden.

• Search Field: email, name o customField, este último permitido solo en campos personalizados de tipo Text field, Number, Dropdown o Radio button.
• Custom Field Name y Custom Field Value: el campo personalizado al que apuntas y su valor.
• Field Value: el valor buscado en el campo seleccionado.
• Entities, dentro de Options: entidades relacionadas consultadas a la vez, entre contact, deal y sales_account. El campo debe existir en todas o la API responde con un error.

Una tarea nueva necesita cinco datos obligatorios: queda unida al registro al que se refiere y a la persona que debe ocuparse de ella.

• Title: el título de la tarea.
• Due Date: la marca de tiempo del vencimiento de la tarea.
• Owner Name or ID: el usuario al que se asigna, elegido en la lista o indicado con una expresión.
• Target Type: Contact, Deal o SalesAccount.
• Target ID: el identificador de esa entidad, cuyo tipo sale de Target Type.
• Additional Fields: Creator Name or ID, Outcome Name or ID, Task Type ID.

Basta un identificador para que la tarea salga del CRM. Ningún otro campo interviene, así que todo depende de dónde venga ese identificador.

• Task ID: el identificador de la tarea que se borra. Si llega de un paso anterior, se escribe como expresión, por ejemplo {{ $json.field }}, y este campo obligatorio bloquea la ejecución mientras siga vacío.

Leer una tarea suelta suele ser el paso previo a cualquier otra cosa: entra un identificador, sale la ficha de esa tarea.

• Task ID: el identificador de la tarea que quieres recuperar, escrito en el campo o resuelto desde el item entrante.

El filtro es lo que da valor a esta lista. El nodo devuelve tareas como items, y la colección Filters recorta el conjunto antes de que llegue al paso siguiente.

• Status, en Filters: completed, due_today, due_tomorrow, open o overdue.
• Include, en Filters: owner, targetable o users.
• Return All: marcado, n8n recorre las páginas hasta la última tarea; sin marcar, Limit pone el tope de tareas devueltas.

Actualizar una tarea existente se apoya en su identificador y en los campos que decides tocar. Lo que dejas fuera de la colección Update Fields sigue igual en Freshworks CRM.

• Task ID: el identificador de la tarea que se modifica, único campo obligatorio.
• Update Fields: Title, Due Date, Owner Name or ID, Creator Name or ID, Outcome Name or ID, Task Type ID, Target Type y Target ID. Target Type indica el tipo de entidad y Target ID cuál es.