Integración Calendly n8nAutomatiza Calendly con n8n.
Cada cita reservada en Calendly puede arrancar un flujo de trabajo. La integración Calendly n8n es solo de trigger: un nodo escucha 2 eventos webhook, la reserva y la cancelación de una cita, y entrega los datos al resto del flujo. No existe nodo de acción, así que lo que pasa después lo montas tú.
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¿Qué permite de verdad la integración Calendly n8n?
La integración Calendly n8n une una herramienta de agendamiento con una plataforma de automatización mediante un único nodo, el Calendly Trigger. Al activar el flujo, n8n registra un webhook en Calendly, es decir una URL que Calendly llama por su cuenta, y cada reserva o cancelación llega ahí en cuestión de segundos. La versión 2 del nodo cubre 2 eventos de 1 familia, y ahí termina la superficie, porque Calendly no tiene nodo de acción en n8n.
El primer uso es el registro de citas. invitee.created salta en cuanto alguien confirma un hueco, los datos de la reserva llegan al flujo y la fila aparece sola en Google Sheets. Nadie vuelve a copiar la agenda a mano el lunes por la mañana.
El segundo uso es la cancelación que no pasa desapercibida. invitee.canceled entra por el mismo flujo, el hueco liberado aparece en el canal de Slack del equipo comercial y el correo de nueva propuesta sale por Gmail sin que nadie vigile la bandeja de entrada.
El tercero es la preparación de la reunión. Una reserva nueva dispara la búsqueda de lo que ya se sabe de esa cuenta y el resumen aterriza donde lo va a leer quien atiende la llamada. Todo cuelga del mismo nodo de disparo, porque es el único que Calendly expone en n8n.
Ese detalle condiciona el resto del diseño. Sin nodo de acción, crear una cita, cancelarla en nombre de alguien o leer la lista de eventos programados no se resuelve arrastrando un nodo. Esas llamadas pasan por HTTP Request, que alcanza cualquier endpoint de la API de Calendly reutilizando el mismo credential, la conexión guardada una vez en el menú Credentials de n8n, gracias a la autenticación predefinida. Conviene saberlo antes de prometer una sincronización en los dos sentidos.
Los límites conocidos se resumen rápido. Calendly solo ofrece webhooks en sus planes de pago. El webhook salta únicamente para las reservas que gestiona Calendly, así que una cita escrita directamente en un calendario conectado queda invisible. La URL de retorno tiene que ser pública y HTTPS. Y el nodo no tiene comodín, de modo que cada uno de los 2 eventos se marca o se ignora. Si todavía dudas de la plataforma, la Reseña n8n entra en los matices y el Curso n8n enseña a montar el flujo que va detrás del trigger.
¿Cómo conectar Calendly con n8n?
- 01
Revisa el plan y elige el método
El Calendly Trigger funciona con los webhooks de Calendly, y el acceso a webhooks solo viene con los planes de pago de Calendly, así que resuelve eso primero. Después elige entre los dos métodos admitidos: un Personal Access Token, rápido de generar, u OAuth2, que pide una aplicación de desarrollador pero conecta una cuenta real de Calendly con su pantalla de consentimiento.
- 02
Genera el token o crea la aplicación
Para el token, abre Integrations & apps en Calendly, entra en API & Webhooks y usa Generate new token dentro de Your Personal Access Tokens, ponle un nombre como
n8n integrationy cópialo, porque se muestra una sola vez. Para OAuth2, crea la aplicación desde My apps, pon Kind of app en Web, elige el Environment type y pega la OAuth Redirect URL que muestra n8n como Redirect URI. - 03
Concede los 4 scopes obligatorios
El credential necesita los mismos 4 scopes en ambos casos:
users:readpara la información del usuario,webhooks:readywebhooks:writepara leer y crear la suscripción de webhook de la que depende el trigger, yscheduled_events:readpara la información de los eventos programados. En la aplicación OAuth se marcan en la sección Scopes antes de Save & Continue. Un Personal Access Token pide exactamente los mismos, seleccionados al crearlo.
¿Qué dispara el flujo?
Calendly Trigger es el nodo que arranca un workflow cuando algo ocurre en Calendly. Escucha 2 eventos, listados abajo por familia. Eliges uno o varios, activas el workflow y n8n registra el webhook (la URL que Calendly llama) en tu cuenta.
Lo que ves en n8n
Todos los eventos, por familia
Una fila por objeto, un chip por acción. El evento que marcas en el nodo se escribe objeto.acción; pasa el cursor por un chip para leer cuándo se dispara.
invitee.*2invitee.createdcanceled
Notas de configuración
01Configurar el Calendly Trigger
El nodo se encarga solo de la fontanería. Al activar el flujo, n8n registra su URL de retorno en Calendly, y Calendly publica ahí a los pocos segundos de cada reserva. Es Calendly quien avisa, así que no hay frecuencia que ajustar ni llamadas de más.
Parámetros clave
- Scope: obligatorio, define de quién llegan las reservas al flujo. Se fija antes de activar, porque la suscripción de webhook se crea para ese perímetro.
- Events: marca lo que el flujo debe recibir. La versión 2 del nodo expone 2 y no ofrece comodín, así que un evento sin marcar no llega nunca.
02Event Created
Este evento salta cuando se crea un nuevo evento de Calendly, o sea cuando alguien eligió un hueco y lo confirmó. n8n recibe de inmediato los datos de la reserva, de forma que el nodo colocado justo después del trigger ya tiene material concreto.
Parámetros clave
- Events: marca Event Created para suscribirte a
invitee.created. Deja el otro fuera si solo te importan las reservas nuevas y no las cancelaciones.
03Event Canceled
Calendly manda este cuando se cancela un evento programado. Llega por el mismo webhook que la creación, de modo que un solo flujo puede recoger los dos y ramificar según lo que entre.
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