Recursos · Integración n8n

Integración Airtable n8nAutomatiza Airtable con n8n.

¿Tu base de Airtable se queda desfasada en cuanto nadie la toca? La integración Airtable n8n abre 8 operaciones repartidas en 2 recursos, registros y bases, más un disparador que revisa una tabla en el intervalo que elijas. Encaja con equipos que llevan su inventario o su CRM dentro de Airtable.

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Por qué automatizar

¿Qué cubre la integración Airtable n8n?

Airtable es un híbrido entre hoja de cálculo y base de datos: una tabla se parece a una hoja, pero cada campo lleva un tipo (casilla de verificación, número de teléfono, lista desplegable) y admite archivos adjuntos como imágenes. El nodo Airtable lee, escribe, actualiza y borra esos datos desde un flujo de trabajo montado en n8n. El trigger Airtable, el nodo que arranca el flujo por su cuenta, entra en juego cuando aparecen registros nuevos en la tabla que vigila.

Primer escenario: el inventario. La tabla marca el stock disponible, un flujo programado lanza record.search con una fórmula que aísla las referencias por debajo del umbral, y el equipo de compras recibe la lista antes de que falte producto en la tienda. Muchos de esos inventarios vivían en Google Sheets, donde una celda con la cantidad no impide escribir texto por error; en Airtable el tipo del campo lo impide.

Segundo escenario: las reservas. Una petición entra por el formulario, record.upsert la escribe sin duplicar al cliente que ya pidió cita el mes pasado, y el aviso sale hacia Slack con los campos que el equipo necesita leer de un vistazo. Cuando la cita se confirma, record.update cambia el estado de la fila y el recordatorio automático deja de salir.

Tercer escenario: los archivos. Una fila cambia de estado, el flujo la lee con record.get, descarga el adjunto que lleva encima, lo envía a quien corresponda y devuelve el resultado a la misma fila. Los calendarios editoriales y las entregas a cliente funcionan casi siempre así.

El nodo cubre registros y bases: crear, leer, buscar, actualizar, upsert y borrar por un lado; listar las bases y recuperar el esquema de una base por el otro. Cuando la API de Airtable, la puerta de entrada por la que un programa habla con otro, expone algo fuera de esas 8 operaciones, el nodo HTTP Request llama al endpoint directamente y reutiliza el mismo credential mediante la autenticación predefinida.

Quedan dos límites por tener en cuenta. Airtable responde con un error 429 por encima de 5 peticiones por segundo sobre una misma base, la misma regla aplica por encima de 50 peticiones sobre el conjunto de bases con un solo token, y toca esperar 30 segundos antes de reanudar. Por el lado del disparo, el trigger no funciona correctamente sin un campo Created Time o Last Modified Time con el que ordenar los registros. La Reseña n8n sitúa la herramienta frente a las demás, y el Curso n8n monta este tipo de flujo desde la primera conexión.

Conexión

¿Cómo se conecta Airtable con n8n?

  1. 01

    Crear un token de acceso personal

    Entra en la página Personal access tokens del Builder Hub de Airtable y pulsa + Create new token. Ponle un Name reconocible, por ejemplo n8n credential, y añade los tres permisos que n8n recomienda: data.records:read, data.records:write y schema.bases:read. Ajusta el Access a una base, a varias, o a todas las del espacio de trabajo que sea tuyo, y confirma con Create token.

  2. 02

    Pegar el token en el credential de n8n

    En n8n, abre el menú Credentials y crea un credential de Airtable del tipo Access Token. Airtable enseña el token una sola vez, en una ventana, así que cópialo directamente en el campo Access Token. El credential se crea una vez y luego aparece en la lista desplegable de todos los nodos Airtable y del trigger, en cualquier flujo de la instancia.

  3. 03

    Usar OAuth2 si la instancia es compartida

    En una instancia autoalojada, OAuth2 es el otro método admitido. Copia la OAuth Redirect URL del credential de n8n en la página OAuth integrations del Builder Hub, registra la integración y trae de vuelta el Client ID y el Client Secret que Airtable genera. Concede los mismos tres permisos, pulsa Connect my account en n8n y elige la base a la que das acceso.

Disparadores

¿Qué arranca un flujo de Airtable ?

Airtable Trigger es el nodo que arranca un workflow cuando algo cambia en Airtable. n8n consulta tu cuenta con la frecuencia que elijas y lanza el workflow por cada elemento nuevo que encuentra.

Lo que ves en n8n

Notas de configuración

01Airtable TriggerAquí no hay lista de eventos que marcar. El trigger funciona por polling, es decir que n8n consulta la API de Airtable en el intervalo elegido y saca un item por cada registro nuevo. No hay nada que declarar del lado de Airtable, y a cambio existe un retraso igual al intervalo.

Aquí no hay lista de eventos que marcar. El trigger funciona por polling, es decir que n8n consulta la API de Airtable en el intervalo elegido y saca un item por cada registro nuevo. No hay nada que declarar del lado de Airtable, y a cambio existe un retraso igual al intervalo.

Parámetros clave

  • Base y Table: la tabla que se vigila, indicada por su URL o por su identificador, o elegida en la lista una vez conectado el credential.
  • Trigger Field: un campo de tipo Created Time o Last Modified Time, que sirve para ordenar los registros y saber qué hay de nuevo desde la última revisión. Sin ese campo en el esquema el trigger no funciona correctamente, así que créalo antes de configurar nada.
  • Poll Times: Every Minute, Every Hour, Every Day, Every Week, Every Month, Every X para un número de minutos u horas, o Custom para una expresión cron. El botón Add Poll Time añade un segundo horario.
Casos de uso
una tabla alimentada por un formulario público, revisada cada minuto en horario de oficina, donde cada petición nueva tiene que llegar al equipo antes de que nadie recargue la página.
02Download AttachmentsUn campo de Airtable puede guardar archivos, y el trigger sabe traerlos en lugar de dejar solo un enlace. Con Download Attachments activado, los archivos llegan como datos binarios sobre el item, listos para el nodo siguiente.

Un campo de Airtable puede guardar archivos, y el trigger sabe traerlos en lugar de dejar solo un enlace. Con Download Attachments activado, los archivos llegan como datos binarios sobre el item, listos para el nodo siguiente.

Parámetros clave

  • Download Attachments: el interruptor que activa ese comportamiento. Apagado, el flujo solo recibe los valores de los campos.
  • Download Fields: los nombres de los campos de tipo adjunto que hay que descargar, separados por comas. Distingue mayúsculas de minúsculas, así que un campo llamado Presupuesto PDF se escribe tal cual.
Cuándo usarlo
una tabla donde cada fila lleva un contrato firmado o una foto de producto, y el archivo tiene que viajar a otro sitio en vez de quedarse detrás de un enlace.
03Additional FieldsPor defecto la salida de cada revisión es mínima: solo vuelve el Trigger Field. Tres ajustes opcionales deciden qué contiene cada item y qué filas llegan a pasar.

Por defecto la salida de cada revisión es mínima: solo vuelve el Trigger Field. Tres ajustes opcionales deciden qué contiene cada item y qué filas llegan a pasar.

Parámetros clave

  • Fields: la lista de columnas que se incluyen en la salida, separadas por comas, por ejemplo name, id.
  • Formula: una fórmula de Airtable que afina todavía más la selección. Conviene saberlo antes de probar: los valores de fórmula se ignoran en las ejecuciones manuales y solo cuentan en el polling de producción.
  • View ID: el nombre o el identificador de una vista. Si lo rellenas, solo vuelven los registros disponibles en esa vista.
Casos de uso
una tabla compartida donde una vista ya aísla las filas marcadas como listas, para que el flujo reaccione a esas y deje en paz los borradores.
Acciones

¿Qué sabe hacer el nodo Airtable ?

El nodo Airtable expone 8 operaciones en 2 recursos. Para cada una: el nodo tal como lo configuras en n8n, los campos obligatorios y nuestras notas de campo.

Matriz recursos × operaciones
RecursoCreateGetUpdateDeleteGet ManyGet SchemaSearchCreate or Update
Base✓✓
Record✓✓✓✓✓✓

Base

2 operaciones
01

Get many bases

base.getMany

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Lista todas las bases a las que llega el credential, para que el flujo no arrastre un identificador de base escrito a mano.

Parámetros clave

  • Return All: activado, n8n recorre todas las páginas de la lista; desactivado, se detiene en Limit.
  • Limit: el número máximo de bases devueltas mientras Return All siga apagado.
  • Permission Level: deja solo las bases que encajan con uno o varios niveles, entre comment, create, edit, none y read.
Casos de uso
una herramienta interna que ofrece al equipo la lista de bases que puede editar de verdad, filtrada por edit, antes de escribir nada.
02

Get base schema

base.getSchema

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Devuelve el esquema de las tablas que contiene una base: qué tablas existen y qué campos llevan. Responde a la duda de cualquier paso de mapeo, que es cómo se escribe exactamente una columna.

Parámetros clave

  • Base: la base cuyo esquema quieres, elegida en la lista o servida por una expresión como {{ $json.baseId }} cuando el identificador viene de un nodo anterior.
Casos de uso
antes de una importación masiva, leer el esquema y compararlo con los datos entrantes, para que una columna renombrada dé un error claro en vez de quedarse vacía sin avisar.

Record

6 operaciones
03

Create a record

record.create

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Añade una fila nueva a la tabla y la devuelve con su identificador de registro, listo para reutilizar más adelante en el flujo.

Parámetros clave

  • Base y Table: el sitio donde aterriza la fila.
  • Columns: el mapeador que enumera los campos de la tabla; cada uno acepta un valor fijo o una expresión como {{ $json.email }}.
  • Typecast: permite que la API de Airtable convierta valores de texto en registros vinculados y en opciones de lista, en lugar de rechazarlos.
Casos de uso
una inscripción a un seminario que se convierte en fila de la tabla de asistentes, con Typecast activado para que el origen caiga en una opción ya existente.
04

Create or update a record

record.upsert

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Una sola llamada con dos finales: la fila se actualiza si existe y se crea si no. Es el upsert que impide que una importación nocturna duplique cada registro.

Parámetros clave

  • Columns: el mapeo de campos, junto con la columna que sirve para encontrar el registro existente.
  • Update All Matches: activado, se actualizan todos los registros que coinciden con el valor de la Column to Match On; apagado, solo el primero.
  • Ignore Fields From Input: los campos entrantes que se excluyen de la actualización, útil para una fecha de alta que no debe sobrescribirse.
Casos de uso
un catálogo que se exporta a diario, donde cada referencia refresca su precio o entra por primera vez.
05

Delete a record

record.deleteRecord

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Quita una fila de la tabla a partir de su identificador de registro. La operación trata un registro cada vez, así que una limpieza de varias filas la repite tantas veces como items haya.

Parámetros clave

  • Base y Table: dónde está la fila afectada.
  • Record ID: el identificador del registro a borrar, con la forma recf7EaZp707CEc8g, casi siempre heredado de una búsqueda previa mediante {{ $json.id }}.
Casos de uso
una limpieza mensual en la que Search localiza las filas marcadas como duplicadas y esta operación las borra una a una, después de una validación humana.
06

Get a record

record.get

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Recupera una fila concreta cuando el flujo ya conoce su identificador, con todos sus campos.

Parámetros clave

  • Record ID: el identificador del registro que se quiere leer, por ejemplo recf7EaZp707CEc8g, muchas veces heredado del item que lanzó la ejecución.
  • Download Attachments: los campos de tipo adjunto que se descargan con la fila, lo que convierte los archivos en datos binarios en lugar de una referencia.
Casos de uso
alguien pega un identificador de registro en un canal del equipo, el flujo busca la fila y devuelve los campos que importan, con el documento adjunto listo para abrir.
08

Update record

record.update

Lo que ves en n8n

Notas y casos de uso

Escribe valores nuevos sobre una fila que ya existe, sin tocar los campos que no mapeas.

Parámetros clave

  • Columns: los campos que se sobrescriben y la columna que identifica el registro a modificar.
  • Ignore Fields From Input: los campos entrantes que se saltan, para que un paso de enriquecimiento no aplaste un valor escrito a mano.
  • Typecast: la misma ayuda de mapeo que en la creación, para registros vinculados y opciones de lista que llegan como texto.
Casos de uso
una oportunidad pasa a firmada en el CRM y el flujo escribe el estado nuevo y la fecha de firma en la fila correspondiente.
Necesitas ayuda

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FAQ

Airtable y n8n, preguntas frecuentes

01¿La integración Airtable n8n es gratuita?
Del lado de n8n, sí. El nodo Airtable y el trigger Airtable vienen incluidos con n8n, así que no hay nada que instalar ni ningún coste añadido, tanto en n8n Cloud como en una instancia autoalojada bajo la Community Edition y su licencia Sustainable Use. Un flujo construido en un sitio funciona igual en el otro, algo que importa cuando una prueba empieza en Cloud y luego se lleva a casa. El credential se crea una vez y se reutiliza en todas partes, de modo que el segundo y el tercer flujo solo cuestan el tiempo de elegirlo en el desplegable. Lo que cuesta un plan de Airtable es otra pregunta que esta página no trata.
02¿Qué credenciales o permisos necesita el nodo Airtable?
Funcionan dos métodos: el token de acceso personal y OAuth2. n8n recomienda el token. El método antiguo con clave de API ya no existe, porque Airtable retiró esas claves por completo en febrero de 2024, así que un credential heredado se sustituye en vez de arreglarse. Un token lleva sus propios permisos, y con tres basta para todo el nodo: data.records:read, data.records:write y schema.bases:read. También lleva un nivel de acceso, desde una sola base hasta todas las del espacio de trabajo que sea tuyo, que es la forma más sencilla de mantener un flujo lejos de datos que no le corresponden. OAuth2 pide una URL de redirección, un identificador y un secreto de cliente.
03¿Qué límites tiene el nodo Airtable en n8n?
El nodo expone 8 operaciones sobre 2 recursos, registros y bases. Todo lo demás de la API de Airtable pasa por el nodo HTTP Request, que reutiliza el mismo credential: el hueco cuesta un nodo, no una segunda autenticación. La restricción de verdad es el límite de peticiones. Por encima de 5 por segundo sobre una base, Airtable contesta 429 y espera 30 segundos de silencio antes de la siguiente llamada, y la misma regla aplica por encima de 50 peticiones sobre el conjunto de bases con un solo token. Por eso una exportación grande se apoya en Return All, que encadena las páginas, y no en un bucle que dispara una llamada por fila a toda velocidad.
04¿Cuánto tarda el trigger de Airtable en ver un registro nuevo?
Lo que dure su intervalo, ni un segundo menos. El trigger funciona por polling: n8n le pregunta a la API de Airtable qué hay de nuevo con la frecuencia fijada en Poll Times, o sea Every Minute, Every Hour, Every Day, Every Week, Every Month, Every X minutos u horas, o una expresión cron con Custom. No hay nada que configurar del lado de Airtable, lo que acorta la puesta en marcha, pero una fila creada justo después de una revisión espera a la siguiente. Dos detalles ahorran tiempo: el Trigger Field tiene que ser un campo Created Time o Last Modified Time, y una Formula puesta en Additional Fields solo cuenta en el polling de producción, nunca en las ejecuciones manuales.
05¿n8n o Make para Airtable?
Depende de dónde pueden vivir los datos y de cómo prefieras pagar. Make está alojado por Make, sin opción de autoalojamiento, y factura por operación: un flujo que recorre una tabla grande ve crecer su coste con la tabla. n8n corre en Cloud o en tu propio servidor, lo que mantiene el contenido de la base y el token dentro de una infraestructura que controlas, y su editor mezcla nodos visuales con código cuando un paso se vuelve específico. Make ofrece una lógica visual que a muchos equipos les resulta más rápida de leer al principio. Los dos se conectan a Airtable con un token, así que la decisión pasa por el alojamiento, el control de los datos y el modelo de coste.