¿Cuál es el mejor software de planificación de recursos en 2026?

Float hace una cosa y la hace bien: una fila por persona, barras por proyecto y un indicador que te dice al instante si alguien tiene poca carga o se pasa de su capacidad. Las vacaciones y los festivos están en la misma vista, así que ves el hueco antes de prometerle una fecha al cliente.

Starter cuesta 7 $ por persona planificada y mes, y ya cubre lo esencial: planificación, capacidad y ausencias, definición de proyectos, sugerencias de perfiles, la API y las integraciones. Tienes 1 perfil ficticio (un «diseñador por contratar» que colocas en la planificación antes de tener el nombre) y 7 días de historial. Pro, a 12 $, añade el registro de horas, la estimación de costes por proyecto, tarifas en varias monedas, informes avanzados, SSO, 5 perfiles ficticios y 180 días de historial.

Lo que importa en la factura: solo pagan las personas planificadas. Un jefe de proyecto que consulta sin estar planificado, o un cliente invitado, no cuesta nada. Las opiniones de usuarios destacan sobre todo el precio por recurso, que consideran bajo para lo que ofrece.

Su límite: las mismas opiniones dicen que la factura sube rápido cuando el equipo crece, que el desplazamiento se vuelve lento en planificaciones muy grandes y en el móvil, y que el registro de horas se queda corto frente a una herramienta de partes de horas de verdad. Los 7 días de historial de Starter se notan en cuanto quieres comparar lo previsto con lo real del trimestre.

Truco: la prueba de 30 días es en Pro. Apunta durante ese mes si usas el registro de horas y más de un perfil ficticio. Si no, Starter te basta y ahorras 5 $ por persona, 600 $ al año para un equipo de 10.

Resource Guru funciona con reservas: reservas a una persona para un proyecto igual que reservarías una sala. Si te pasas de sus horas disponibles, la herramienta lo avisa y deja la petición en espera en lugar de dejar pasar el conflicto. Esa gestión de conflictos es lo que más se repite en las opiniones, junto con lo rápido que se aprende.

Grasshopper cuesta 4,16 $ por persona y mes en anual, 5 $ en mensual. Ya incluye reservas provisionales y recurrentes, zonas horarias, ausencias, festivos, sincronización de calendario, la API y los webhooks. Blackbelt (8 $ en mensual) añade partes de horas con aprobación, informes, control de presupuesto, diagrama de Gantt y mapas de calor. Master (12 $) añade el flujo de aprobación de reservas, SSO e historial ilimitado. El pago anual regala 2 meses.

Su particularidad: también planifica recursos no humanos. Una sala de edición, un coche de empresa o un equipo de medición cuestan 2,50 $ al mes en Grasshopper, la mitad que una persona. Ninguna otra herramienta del ranking lo hace de forma tan sencilla.

Su límite: pagas por cada persona planificada, entre o no, y el editor lo dice claramente. Los usuarios también echan de menos más integraciones y unos informes más completos frente a las herramientas para grandes cuentas. El soporte telefónico solo existe en Master.

Truco: los perfiles ficticios son gratis (1, 5 o 10 según el plan). Crea un «desarrollador por contratar» en lugar de dar de alta a una persona que aún no ha llegado: no cuenta en la factura.

Runn mira hacia delante. Creas un proyecto como «provisional» el día que sale la propuesta, le asignas personas o perfiles, y los gráficos de capacidad y utilización te muestran el efecto en los próximos meses. Si se firma, pasa a confirmado. Si no, lo quitas y la planificación vuelve a como estaba.

Lite cuesta 7 $ por licencia de recurso y mes, con planificación, proyectos provisionales, gráficos de capacidad, competencias y etiquetas, y seguimiento financiero por proyecto. Standard, a 11 $, añade partes de horas, integraciones nativas, la API, campos personalizados y un registro de auditoría. Advanced, bajo presupuesto, abre los paneles, los informes ilimitados y el SSO SAML.

El mínimo lo cambia todo: 20 licencias de recurso. Un equipo de 8 paga 140 $ al mes en Lite, igual que uno de 20. Las opiniones de usuarios se lo reprochan a menudo en las estructuras pequeñas, igual que reservar la API y las integraciones a Standard.

Su límite: no hay plan gratis, no hay reembolso prorrateado, y la prueba se anuncia en Standard (la página da a entender que hay que escribir al soporte para probar Lite). Con menos de 20 personas, Float o Resource Guru salen más baratos.

Truco: guarda escenarios antes de cada comité comercial. Enseñas a tus socios dos planificaciones lado a lado, con y sin el proyecto del cliente potencial, y la decisión se toma sobre la carga real y no a ojo.

Productive no es una herramienta de planificación pura: es un software de gestión de agencias en el que la planificación de recursos es un módulo más, incluido desde el primer plan. Su interés está en unir tres cosas que las demás herramientas separan: la carga de cada persona, el presupuesto vendido al cliente y la facturación.

El precio empieza en 10 $ por usuario y mes con Essential, que ya incluye la planificación de recursos. Los planes superiores añaden funciones financieras más completas. Ojo: Productive cobra por usuario y no por persona planificada. Su lógica es la de una herramienta que todo el equipo abre cada día.

Cuando asignas a un diseñador sénior a un proyecto, ves lo que cuestan sus horas frente al presupuesto que queda. Es la pregunta que se hace de verdad un director de agencia, y la que Float o Resource Guru dejan en manos de una hoja de cálculo.

Su límite: es una herramienta más amplia, así que se tarda más en configurar, y a menudo sustituye a tu gestor de proyectos y a tu facturación. Las opiniones también señalan informes financieros mejorables y lentitud en planificaciones grandes. No tiene plan gratis.

Truco: durante los 14 días de prueba, importa un solo proyecto terminado con sus horas reales. Si el margen que calcula coincide con lo que dice tu gestor, la puesta en marcha merece la pena.

Teamdeck reúne en cada cuenta la planificación, los partes de horas, las ausencias, el seguimiento de la utilización y los hitos. No hay plan que elegir: todas las funciones están incluidas y solo pagas licencias.

Hay dos tipos de licencia. Light Member, a 2 $ al mes (1,80 $ en anual), permite planificar a una persona y verla en el calendario y los informes, sin que entre en la aplicación. Full Member, a 6 $ (5,40 $ en anual), da acceso completo, partes de horas, ausencias y móvil. El propio editor pone el ejemplo: 2 Light y 5 Full salen a 30,60 $ al mes.

Es la fórmula más fina para una agencia que trabaja con autónomos habituales: los planificas en Light sin pagar un acceso completo. Las integraciones cubren Google Calendar y Slack, con importación CSV y una API.

Su límite: las opiniones describen una interfaz pesada para cambios rápidos, cargas lentas e informes poco personalizables. Un usuario aislado habla de registros que desaparecen, sin que lo hayamos visto confirmado en otro sitio.

Truco: pasa a Light a quien no registre horas, como un director que aprueba sin producir. En un equipo de 20, son hasta 80 $ menos al mes.

monday.com no nació para planificar recursos, pero muchos equipos ya gestionan ahí sus proyectos. La pregunta es: ¿hasta dónde llegas sin comprar otra herramienta?

En los planes de pago, la vista Workload muestra la carga de cada persona a partir de los elementos que tiene asignados. El módulo de gestión de recursos de verdad, con el directorio de recursos, el planificador y el gestor de capacidad, está reservado a Enterprise, bajo presupuesto. Si contratas Pro pensando que lo tendrás, no lo tendrás.

Los comentarios de la comunidad de monday son concretos. La vista Workload limita el número de tableros que agrupa, lo que impide una vista general con decenas de proyectos activos. Las horas se reparten de forma uniforme a lo largo de un elemento y la capacidad a veces se falsea con elementos ya terminados. Varios equipos acaban pagando una aplicación externa para planificar.

Los precios son los de nuestra reseña completa de monday.com: Basic 9 €, Standard 12 €, Pro 19 € por licencia y mes en anual, con un mínimo de 3 licencias. El pago mensual sale un 18 % más caro. A diferencia de las herramientas especializadas, paga cada persona que entra.

Su límite: de ahí viene su nota de relación calidad-precio, 2,8 sobre 5. Para una agencia de 25 personas que sobre todo necesita planificar, Float cuesta menos y lo hace mejor.

PlanningPME es de Target Skills, un editor francés, y es la herramienta que publica sus precios en euros en su web en español. Su terreno: una planificación de recursos (técnicos, operarios, vehículos, maquinaria) compartida por toda la empresa, sin el aire «de agencia» de las herramientas estadounidenses.

La versión web cuesta 4 € por recurso activo y mes en Standard, 5 € en Premium y 6 € en Enterprise, con suscripción de un año. Los usuarios son ilimitados: pagas por las personas y los equipos planificados, no por quienes consultan. También hay una versión instalable, con licencia de 490 € por puesto en un solo pago y un mantenimiento anual aparte cuyo importe no se publica.

Es uno de los dos precios por recurso más bajos de la página, junto con Resource Guru en anual. Para una empresa que planifica intervenciones más que proyectos de agencia, su lógica encaja mejor con el oficio.

Su límite: está menos orientada a proyectos que Float o Runn (no destaca proyectos provisionales ni perfiles ficticios), tiene menos integraciones y la suscripción es anual. Los precios se publican sin impuestos y la página no aclara el IVA.

Truco: si tu equipo de planificación es estable y prefieres la inversión al gasto mensual, compara la licencia de 490 € por puesto a tres años con la suscripción web. Las cuentas se inclinan rápido hacia la licencia cuando pocas personas planifican muchos recursos.

Smartsheet Resource Management es el antiguo 10,000ft, comprado por Smartsheet. No es una función de los planes de Smartsheet: es un módulo aparte, con su propio acceso, que se vende como opción de los planes Business y Enterprise.

Cubre lo que se espera de una herramienta seria: capacidad por persona, mapas de calor de la carga, asignaciones por perfil, registro de horas, previsiones de contratación y escenarios. Los perfiles ficticios están reservados a Enterprise. Para un equipo de 50 personas o más con decenas de proyectos, es de lo más completo de la página.

El precio del módulo no se publica: pasa por una demo comercial. Lo único seguro es que antes necesitas el plan Business, a 19 $ por miembro y mes en anual (24 $ en mensual), con un mínimo de 3 miembros. Los usuarios hablan de lotes de 10 licencias y de un módulo caro.

Su límite: la puesta en marcha es pesada. Un usuario cuenta que hizo falta un mes de trabajo de una persona para incorporar a un equipo de 10. Otros mencionan lentitud y aconsejan usarlo junto a otra herramienta de proyectos.

Si lo que quieres es salir de Smartsheet, nuestra página sobre alternativas a Smartsheet repasa los sustitutos y la migración.

Saviom es un software de gestión de recursos pensado para estructuras grandes: empresas de servicios, ingenierías, organizaciones con varias sedes. Gestiona capacidad, competencias, ausencias y previsiones con plantillas numerosas.

Su sistema de licencias es original. Las licencias Power permiten modificar la planificación, las Lite consultar y sacar informes, y las Non-User cubren a las personas planificadas que no necesitan acceso, sin coste de licencia. Con 500 técnicos planificados por 10 planificadores, esta lógica cambia por completo la factura frente a una herramienta que cobra cada persona.

No publica precios: todo pasa por presupuesto. El editor menciona una prueba, sin decir su duración.

Su límite: las opiniones describen una implantación larga, la necesidad de un administrador dedicado, una interfaz anticuada y un soporte a veces lento. No es una herramienta que una agencia de 15 personas abra un lunes para planificar la semana.

Truco: antes de la demo, cuenta con precisión tus planificadores y tus personas planificadas. Es el reparto entre licencias Power, Lite y Non-User lo que hará el presupuesto, no la plantilla total.